Уже із 19 червня діє новий Наказ № 708, який прийшов на заміну наказу від 17.03.2016 № 454, в якому описано порядок визначення предмета закупівлі. Замовники обов’язково мають дотримуватися його норм. У статті ми систематизували найчастіші помилки замовників, яких вони допускають при використанні норм закону та планування загалом.

ПОМИЛКА № 1. Неправильний вибір коду згідно з ДК 021:2015
У разі закупівлі товарів предмет закупівлі визначається за четвертою цифрою ДК 021:2015. Наприклад: 09130000-9 Нафта та дистиляти. Водночас предмет закупівлі по лікарських засобах визначають за показником третьої цифри. Зокрема, 33600000-6 Фармацевтична продукція. Послуги визначають таким же чином, як і товари, за четвертою цифрою.
У Наказі № 708 також зазначено, що під час здійснення закупівлі послуг з поточного ремонту предмет закупівлі замовник визначає за кожним окремим будинком, будівлею, спорудою, лінійним об’єктом інженерно-транспортної інфраструктури.
Тож у разі проведення поточного ремонту кількох об’єктів очікувану вартість по закупівлях сумувати непотрібно. Так само не сумують і закупівлі по роботах, якщо це різні об’єкти.

ПОМИЛКА № 2. Некоректний вибір виду закупівлі

Після введення в дію нової редакції Закону набули змін пороги проведення закупівель та самі види закупівель. Якщо сума за предметом закупівлі для замовників у розумінні Закону не перевищує 50 тис. грн – потрібно оприлюднити річний план і звіт про договір про закупівлю, укладений без використання системи.
Для цього в плані необхідно обрати вид «закупівля без використання електронної системи». Поширеною помилкою серед замовників є вибір типу «спрощена/допорогова закупівля», адже деякі з них вважають, що всі закупівлі до 200 тис. грн (для товарів) та до 1,5 млн грн (для робіт) – допорогові. Та це не зовсім так.

Натомість коли замовник укладає договір поза системою, необхідно правильно вибирати відповідний вид закупівлі, а саме – «закупівля без використання електронної системи».
ПОМИЛКА № 3. Враховують лише суми конкретного договору у виборі виду закупівлі

Схожа помилка з неправильним вибором виду закупівлі може виникати й тому, що замовники під час складання та оприлюднення річного плану враховують не потребу на рік, а ціну одного договору. Наприклад, замовник закуповує папір на суму 40 тис. грн. Під час планування він обирає вид «закупівля без використання електронної системи» та після укладання договору оприлюднює звіт на 40 тис. грн. Здається, все правильно. Але згодом папір закінчується, замовник оприлюднює новий план, наприклад, на 30 тис. грн, і публікує ще один звіт. Таким чином загальна вартість закупівлі за цим товаром становить 70 тис. грн. Відповідно, необхідно було проводити спрощену закупівлю через систему, а не публікувати звіт на кожний договір. Хоча, дійсно, бувають і такі випадки, коли замовник не може передбачити потребу в новій закупівлі і не знає на момент укладання першого договору, що виникне додаткова необхідність у закупівлі. Для таких випадків Мін- економіки оприлюднило лист-роз’яснення, але він не встановлює норм права і носить рекомендаційний та інформативний характер.
Тому насамперед радимо користуватися нормами законодавства з публічних закупівель, і лише у разі наявних документально підтверджених обґрунтувань – відповідним листом.

ПОМИЛКА № 4. План потрібно затвердити одразу на весь рік

Так вважають більшість замовників. Але під час його затвердження та оприлюднення стикаються із купою перепон і не знають, як це зробити правильно. Відповідь дуже проста. Не треба витрачати час, затверджувати і публікувати плани на закупівлі на весь рік наперед, якщо у вас багато закупівель, і ви не знаєте, на які суми, що саме і коли будете купувати протягом року. Затвердити та оприлюднити план можна на будь-який зручний період – на рік, квартал, місяць, тиждень чи навіть на один день. Адже відповідно до ч. 1 ст. 4 нової редакції Закону, планування закупівель здійснюють за потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Тож якщо вам зручно запланувати закупівлі лише на найближчий період – це не буде порушенням Закону. Головне – розуміти, в яких вартісних межах буде здійснюватися придбання кожного предмета закупівлі.
Наприклад, якщо ви розумієте, що за потребою минулого року очікувана вартість предмета закупівлі становитиме приблизно 180 тис. грн на рік, то кожну закупівлю, якщо їх буде кілька за цим предметом, маєте проводити як спрощену, а не звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи. Але запланувати та відобразити в системі можна лише найближчу за часом закупівлю, в якій визначені всі параметри (сума, орієнтовний початок проведення, джерело фінансування тощо).

ПОМИЛКА № 5. Плани щодо тендерів, що не відбулися, сумують з тими, щодо яких було укладено договір

Є різні ситуації. Наприклад, замовник оголосив спрощену закупівлю на 150 тис. грн, а жоден учасник не подав свою пропозицію. Як наслідок, закупівля не відбулася. Згідно із Законом, в такому випадку необхідно повторно оголосити закупівлю. Дуже часто виникає запитання, а що ж робити з планом? Це ж ті самі кошти, невже публікувати план повторно? А якщо потім контролюючий орган сумуватиме два плани і вирішить, що необхідно було проводити відкриті торги, тому що загальна сума дорівнюватиме вже 300 тис. грн? Відповідь дуже проста.
Плани в системі Prozorro оприлюднюють не для того, щоб сумувати їх за тими закупівлями, що не відбулися. За допомогою плану учасники можуть бачити, що саме, коли та на які суми планує закуповувати замовник, і таким чином готуватися до участі в тендері. Так, контролюючі органи теж можуть перевіряти плани замовників, але за допомогою зв’язки «тендер-план» завжди можна визначити, що за першим планом закупівля не відбулася, тому замовник повторно оприлюднив план та оголосив ще одну закупівлю. Головне, щоб сума укладених договорів за результатами проведених закупівель не перевищила визначені Законом межі.
Бувають і такі ситуації, коли замовник оприлюднив план, а потім вирішує не проводити закупівлю відповідно до цього плану. Наприклад, відпала потреба у предметі закупівлі або відсутнє фінансування. Замовник може скасувати план на електронному майданчику. А у разі виникнення нової потреби чи фінансування – оприлюднити план знову. У такому випадку плани також не будуть сумуватися – у скасованому плані буде відображатися інформація, що за певними зазначеними замовником причинами план не було використано, а новий – уже буде відображати наявну потребу в закупівлі.

Скорочення

• ДК 021:2015 – класифікатор, Єдиний закупівельний словник (ДК 021:2015)
• Наказ № 708 – наказ Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 «Про затвердження Порядку
визначення предмета закупівлі»
• Закон – закон «Про публічні закупівлі» (зі змінами)
• Лист – лист-роз’яснення Мінекономіки «Щодо планування закупівель» від 14.09.2016
№ 3302 06/29640 06