КОНСАЛТ ІНФО №9 (27) – Konsaltua
Вересень 2020
КОНСАЛТ ІНФО №9 (27)

Практичні рішення від провідних тендерних експертів

Вартість:
від 190 грн
Олег Витвицький
«Конкуренція проєктів навіть у середині компанії»
Епіцентр є тим самим мегабрендом, який мало не із самого початку існування системи Prozorro розпочав свою участь у ній. Він є досвідченим гравцем ринку та учасником не тільки допорогових і комерційних торгів, а й публічних. Зрештою компанія долучилася і до електронного каталога та має безцінний досвід, яким ділиться на сторінках журналу. Керівник департаменту по роботі з корпоративними клієнтами та тендерами компанії «Епіцентр К» Олег Витвицький розповів про цікаві кейси та проблемні моменти у роботі із системою.

Олеже, розкажіть про вашу команду. Який підрозділ у компанії займається підготовкою пропозицій для участі у торгах? Який його склад?
Один з принципів компанії «Епіцентр К» – конкуренція проєктів та бізнес-ідей.
У 2016 році із появою ProZorro керівництвом компанії було ухвалено рішення брати участь у державних тендерах. Ми були настільки активними, що в одному тендері брали участь навіть кілька наших торговельних центрів, хоча за вимогами законодавства в одному тендері не можуть брати участь пов’язані компанії. Тому ми зрозуміли, що без IT-продукту правильно це робити ми не зможемо.
У компанії «Епіцентр К» робота в тендерах – це співпраця нашого департаменту та торговельних центрів на місцях, яка відбувається за схемою back-office та front-office з чітким розподілом функціоналу між учасниками процесу. Всю діяльність від пошуку тендерів, підготовки пропозицій, task management (задачі), відвантаження товару та оплати ведемо в єдиній ERP-системі Potamus, до якої додали окремий блок «Тендери».
За кожним тендером закріплені люди як у департаменті, так і у торговельному центрі.

Процес підготовки пропозиції: як відбувається і як ухвалюєте рішення щодо участі?
Спочатку всередині компанії обираємо торговельний центр, який буде брати участь, тобто проводимо так би мовити внутрішній конкурс.
У кожного торговельного центра, який подав заявку на тендер, є низка показників, які автоматично розраховані системою та підказують, за ким закріпити тендер.
Такими показниками при виборі є:
• відстань до точки поставки – витрати, що напряму впливають на конкурентність пропозиції Епіцентру;
• історія співпраці конкретного торговельного центру з цим організатором тендера (як за кількістю тендерів, так і за сумою);
• відсоток перемог та дискваліфікацій – ще один показник якісного опрацювання тендерів та їхньої підготовки конкретним торговельним центром;
• доля торговельного центру в обороті – вага торговельного центру в тендерах. Можливо, за цим організатором ні в кого немає історії, тоді торговельний центр, який має більший досвід підготовки тендерів, має перевагу.
Остаточне рішення про закріплення торговельного центру за тендером ухвалює менеджер департаменту по роботі з тендерами.
Після визначення торговельного центру та його закріплення за тендером йде стадія опрацювання. На цій стадії підбираємо товар згідно з вимогами тендерної документації. Готуємо документи на подачу пропозиції. Також формуємо затрати щодо тендера. Ці всі процеси можуть іти паралельно відносно один одного і в результаті ухвалюється рішення щодо участі або відмови від участі у тендері.
У процесі підготовки документів на подачу пропозиції беруть участь юристи. Всі дії відбуваються в ERP-системі та супроводжуються постановкою завдань в окремій закладці конкретного тендера – «Задачі».
Останнім блоком є укладання договору, якщо ми стали переможцем у торгах: відвантаження товару та отримання оплати.

До речі, чи велика доля коштів надходить за відвантажений товар із затримкою?
Близько 20 % надходжень протерміновуються. На жаль, це час на перемовини з замовником та претензійна робота.
При цьому на ринку тендерів з’явився новий інструмент для всіх учасників – факторинг. Замовник отримує більшу конкуренцію на тендері, а постачальник оплату за фактом виконання договору, навіть з меншою кількістю днів відтермінування.

Яка доля ваших замовників – державна? Чи є ризики в роботі із ними?
У 2020-му маємо долю державних замовників в тендерах 75 % по кількості та 76 % по сумі.
Переваги в державних тендерах:
• чіткі дедлайни та достатній час на підготовку і подачу пропозиції;
• чітко зрозумілі критерії вибору переможця;
• можливість оскарження результатів.
Ризики в державних тендерах:
• несвоєчасна оплата за поставлений товар;
• відмова від поставки, часткової поставки у вже виграному тендері;
• упереджена співпраця за умови перемоги, коли ти не «свій» постачальник: це і підвищені вимоги при прийомі товару, порушення графіка поставок або його повна відсутність;
• неадекватна кількість документів і вимоги в тендері з метою лобіювання замовником «своїх» постачальників.

Які найпоширеніші категорії товарів ви продаєте через систему ProZorro?
ТОП-5 груп товарів за кодами CPV, в яких Епіцентр перемагає:
• конструкційні матеріали;
• електричні побутові прилади;
• гравій, пісок, щебінь і наповнювачі;
• сидіння, стільці та супутні вироби і частини до них;
• засоби захисту.
Також окремо хочу виділити товари, які Епіцентр ніколи не продавав з полиці, але ми їх продаємо через тендери. Це, наприклад, бетон наливом, скло листове великогабаритне, щебінь насипом, пісок насипом, мінеральний порошок МП1, дрова паливні, кругляк (пиловник), цемент насипом, плити дорожні та ін. Таким чином компанія відкрита до співпраці з виробниками, які розмірковують про участь у державних закупівлях.

Чи є ваші пропозиції у Прозорро Маркеті?
Наша компанія пройшла реєстрацію у Прозорро Маркет. Зараз великих продажів немає, але ми працюємо в цьому напрямі. Недолік електронного каталога – відсутність API та кращої автоматизації. Сьогодні комунікація адміністраторів Прозорро Маркету (ЦЗО) із постачальниками відбувається через електронну пошту. Це дуже незручно.
Але нарешті прийнято постанову про електронний каталог, яку так довго чекали всі гравці системи. Сподіваюсь, її прийняття дасть нашій компанії змогу розвивати цей напрям продажів.

Які наслідки помилок спеціалістів у тендерних пропозиціях, що призводять до їхнього відхилення?
У компанії нашим департаментом системно ведеться робота над помилками і тут можна виділити дві сторони:
1. Фінансова – система мотивації працівників побудована на дохідності. Бізнес у тендерах є низькомаржинальним. Щоб наша пропозиція була конкурентною, нам треба надати у торгах найкращу ціну. Для цього нам треба розрахувати наймінімальніші витрати. Якраз прив’язавши ці витрати до системи мотивації, ми отримуємо бажання працівників дійти до бажаного ефекту. Відповідно людина більше зацікавлена у мінімізації витрат для збільшення дохідності. Тобто якщо нас правомірно дискваліфікували, всі витрати, понесені на участь, зменшують суму доходу працівника у звітному періоді. Кількість виграних тендерів не впливає на дохід працівника. Тільки відношення маржинального доходу та відповідних витрат.
Вартість участі, банківська гарантія, доставка та інші затрати прописуємо в конкретному тендері. Вони мають дві стадії: планові впливають на цінову пропозицію та фактичні включені у систему мотивації. Фактичні витрати можуть коригуватися, наприклад, витрати доставки. В ході відвантаження тендера може змінитися графік поставок, обсяг поставок, що вимагає коригування фактичних витрат.
Один з проєктів по зменшенню витрат у тендері був реалізований спільно з компанією ТОВ «Нова пошта», що дало змогу Епіцентру бути більш гнучкими в географії поставок та їхніх обсягів.
2. Адміністративна – після відхилення нашої пропозиції протягом 14 днів помилки опрацьовуємо спільно з торговельними центрами. Коментарі зі сторони нашого департаменту та торговельного центру аналізуються та робляться висновки. Основна мета – усунути їхнє повторення в майбутньому періоді.
Тобто, якщо замовник після укладання договору за результатами торгів буде замовляти не весь обсяг товару, та ще й час від часу маленькими партіями, то ніяких бонусів працівник за виграний тендер не отримає?
Система мотивації працівника базується на відвантаженні товару, а не на сумі договору. Тому ми як учасники дуже часто ставимо замовникам відповідні запитання у системі: про розмір партій товару, наявність графіка поставок, чи це буде відвантаження однією партією чи декількома. Якщо замовник ігнорує або дає розмиті відповіді на поставлені питання, ми не беремо участі в цій закупівлі.

Чи проводите навчання всередині компанії? І чи є така потреба?
Система державних закупівель динамічно розвивається, тому навчання є обов’язковим елементом роботи з тендерами в нашому департаменті. Умовно весь навчальний матеріал можна розділити на блоки:
● робота в ERP-системі (17 відео- уроків);
● «Регламент по роботі з тендерами», що описує всі стадії опрацювання тендера;
● Закон «Про публічні закупівлі» та документація в тендерах.
Періодично ми проводимо тестування працівників, це дає можливість виявити вузькі місця для їхнього доопрацювання.

Які найпоширеніші помилки під час участі у тендері ви б виділили?
Усі помилки можна розділити на дві групи: товар і документи.
При підборі товару на тендер непотрібно пропонувати кращі аналоги, щоб вирішити потребу замовника, а необхідно надати товар, який чітко відповідає тендерній документації, хоча в роздрібній торгівлі все навпаки.
При формуванні пакета документів на тендер бувають документи, які не несуть юридичного значення для держави, лише для замовника. Наприклад, довідка довільної форми. При цьому є вимога подати її за встановленим зразком (прим. редакції – усміхається).

Наведіть приклади факапів або цікавих ситуацій у торгах.
Неприємно згадувати такі моменти, але були в нас і протермінування на один день надання зразка дизель-генератора, протермінування на дві години подання оригіналів документів переможця та навіть відключення інтернету в останні секунди акціону, де ми програли по ціні, оскільки не змогли зробити крок.

Аналізуючи свої поразки, робимо зміни у бізнес-процесах, щоб не витрачати час і кошти марно.

Які поради можете дати учасникам для уникнення помилок при підготовці пропозицій?
У тендері важливо діяти за принципом: тендерна пропозиція дорівнює тендерній документації. На жаль, цей принцип і дозволяє маніпулювати тендерною документацією, прописуючи зайві умови. Інформація розміщується на різних її сторінках, поставка протягом року, відсутність детального графіка поставки. Свідомо чи несвідомо це призводить до недовіри та відхилення пропозиції з кращою ціною. Учасникам потрібно бути уважними при підготовці тендера. Рівнозначну увагу приділяти як технічним характеристикам товару, так і документам.
Нашу компанію тішить наявність на ринку державних замовників, які адекватно формують тендерну документацію в розрізі документів та більше уваги приділяють товару, його технічним характеристикам та якості.

Поділіться секретами успіху компанії.
Аналізуючи свої поразки, робимо зміни в бізнес-процесах, щоб не витрачати час і кошти марно, спрямувавши їх у ті групи товару та замовників, які зацікавлені у Prozorro-відносинах.

Які покращення для себе можете назвати після введення в дію нового закону про закупівлі?
Однозначно, це зміни в оскарженні щодо системи оплати та повернення коштів. На сьогодні вже маємо успішний досвід повернення коштів за двома скаргам. Також це правило «24 години». У нас уже було кілька випадків, коли нам надали другий шанс, ми, звичайно, скористалися ним і стали переможцем.

Які маєте поради або прохання для замовників або до електронної системи закупівель?
До державних органів є прохання: посилити контроль за замовниками, зокрема, такому органу як ДАСУ¹. Для нас є нонсенс: є орган, заради вимог якого замовник бюрократизує умови тендера, і при цьому він не працює.
Доопрацювати систему Prozorro в розрізі оцифрування полів документації та запровадити шаблони її вимог до закупівлі. Тобто наявний конкретний список затверджених документів, з якого замовник вибирає потрібні йому для закупівлі й не більше.
Прохання бути відкритими до діалогу та зацікавленими в економії бюджетних коштів платників податків у держзакупівлях. Не формалізувати використання тендерної документації як інструмента для зловживань. Використовувати кращі практики «відкритих» державних замовників, що проводять відкриті зустрічі з постачальниками та зацікавлених в оптимальних характеристиках товару та послуг. Не використовувати принцип: «Чим більше довідок в тендерній документації, тим правильніша закупівля».

¹Державна аудиторська служба України.
Олег Витвицький
Керівник Департаменту по роботі з корпоративними клієнтами та тендерами компанії «Епіцентр К»:
Цікаві теми номеру
ТЕМА НОМЕРА
10 СТОР.
ЕПІЦЕНТР – ВЕЛИКИЙ УЧАСНИК У PROZORRO: ДОСВІД РОБОТИ ІЗ ЗАМОВНИКАМИ

Епіцентр є тим самим мегабрендом, який мало не із самого початку існування системи Prozorro розпочав свою участь у ній. Він є досвідченим гравцем ринку та учасником не тільки допорогових і комерційних торгів, а й публічних. Зрештою компанія долучилася і до електронного каталога та має безцінний досвід, яким ділиться на сторінках журналу. Керівник департаменту по роботі з корпоративними клієнтами та тендерами компанії «Епіцентр К» Олег Витвицький розповів про цікаві кейси та проблемні моменти у роботі із системою.

«Конкуренція проєктів навіть у середині компанії»

17
РОБОТА В СИСТЕМІ

Один КЕП – два призначення

22
КВАЛІФІКАЦІЙНІ КРИТЕРІЇ

Інформація у довідці про наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій

28
ЗАКУПІВЛЯ ПОСЛУГ

Закупівля освітніх і навчальних послуг

32
ЗАКУПІВЛЯ РОБІТ

Документальне підтвердження окремих кваліфікаційних критеріїв у дорожньому господарстві. Частина ІІ

39
МОНІТОРИНГ

Порушення замовників, виявлені під час проведення моніторингів

42
ЕФЕКТИВНІСТЬ ЗАКУПІВЕЛЬ

Конкурентна технічна специфікація – запорука успішного тендера

50
ТЕНДЕРНА ПРАКТИКА

Як суди реагують на моніторингові висновки ДАСУ та які шанси є у замовників. Частина ІІ

56
ПРАКТИКА ОСКАРЖЕННЯ

Розгляд скарг, пов’язаних із відміною закупівель

ВАЖЛИВІ ТЕМИ НОМЕРА
01
КОНКУРЕНТНА ТЕХНІЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ – ЗАПОРУКА УСПІШНОГО ТЕНДЕРА
02
ОДИН КЕП – ДВА ПРИЗНАЧЕННЯ
03
РОЗГЛЯД СКАРГ, ПОВ’ЯЗАНИХ ІЗ ВІДМІНОЮ ЗАКУПІВЕЛЬ
04
ЗАКУПІВЛЯ ОСВІТНІХ І НАВЧАЛЬНИХ ПОСЛУГ
Останній місяць літа приніс чимало новин у життя закупівельників. Про головні з них у цьому номері.

Вересень видався на диво продуктивним. Саме він приніс для замовників і сфери довгоочікуваний документ, яким уже зараз закупівля через електронний каталог стає не тільки простою та швидкою, а й узаконеною в питанні порядку, як того і вимагав Закон. Увесь порядок проведення таких процедур через Прозорро Маркет уже затверджений урядовою постановою. Деталі – за кілька сторінок від колег із ДП «Прозорро».

У цьому номері ми розставили всі крапки над «І» у важливому питанні про КЕП: на документи та на пропозицію. І далі продовжуємо говорити та пояснюємо моменти про встановлення кваліфікаційних критеріїв у дорожньому господарстві.

Початок вересня – тематичний не тільки для початку навчання, а й купівлі всього необхідного для його реалізації. Деякі замовники проводять закупівлі освітніх і навчальних послуг. Саме про їхній порядок і корисні поради щодо спрощеної закупівлі – на сторінках номера.

Продовжуємо упереджувати вас від порушень у тендерах, а якщо вже так сталося, і допустили їх, пропонуємо ознайомитися зі шляхами свого захисту в суді. Також радимо серйозно ставитися і до відміни процедур закупівель та робити це чітко за Законом, тому що вже є чимало прикладів успішного оскарження такої відміни, які також навели у статті.

І наостанок. Сьогоднішній номер став виключенням і ми провели бесіду із відомим постачальником і брендом товарів – Епіцентром. Цей учасник торгів розповів про свої кейси та досвід роботи із системою та електронним каталогом. Тож кому цікавий досвід – ласкаво просимо до читання.

Помаранчевого настрою та різнобарвних вам кольорів життя!

З повагою головна редакторка Вікторія Кутєпова, заступниця керівника відділу планування та проведення тендерних процедур
АТ «Укрпошта»