КОНСАЛТ ІНФО №5 (11) – Konsaltua
Травень 2019
КОНСАЛТ ІНФО №5 (11)

Практичні рішення від провідних тендерних експертів

Вартість:
від 190 грн
ВІКТОРІЯ КУТЄПОВА
«ВНУТРІШНІЙ ЗАМОВНИК» – ВАЖЛИВИЙ СУБ’ЄКТ У ЗАКУПІВЛЯХ

Дуже часто замовники стикаються із певними проблемами під час здійснення закупівель, коли не узгоджено та не налагоджено процес взаємодії із так званими «внутрішніми замовниками».
У статті розкажемо і розкладемо по поличках усе, що слід знати про «внутрішнього замовника».

Хто такий «внутрішній замовник»?
Це суб’єкт, в якого виникає першочергова необхідність придбати ті чи ті товари, роботи або послуги для забезпечення виконання його безпосередніх завдань та обов’язків на підприємстві. Аби таким чином досягти спільної мети та результату для основної діяльності самого замовника.
Такими суб’єктами можуть бути:
• підрозділи,
• відділи підприємства-замовника,
• головні спеціалісти,
• відповідальні виконавці,
• відокремлені підрозділи юридичної особи (наприклад, філії).

Функції «внутрішнього замовника» у процесі закупівель
1. Участь у плануванні закупівель
Ми вже добре знаємо, що закупівельники не самостійно складають річний план, а консолідують потребу в товарах, роботах і послугах, зазначену в заявках або службових записках від перелічених вище суб’єктів. Отже, саме від «внутрішніх замовників» залежить якісне та ефективне планування закупівель на підприємстві.

2. Відповідальні за формування складових частин у ТД
Як правило, «внутрішні замовники» беруть безпосередню та головну участь у складанні технічних, якісних і кількісних характеристик предмета закупівлі. А також у визначенні кваліфікаційних критеріїв для учасників. Тобто таким чином вони є відповідальними за формування найважливіших складових частин у ТД.
3. Аналізують ТП учасників
На етапі розгляду поданих ТП «внутрішні замовники» беруть участь в аналізі їхньої відповідності вимогам ТД закупівлі.

До речі, приклади технічних завдань на товари або послуги наш журнал надає у кожному випуску¹. Радимо скористатися або взяти їх за основу.

4. Супровід укладеного договору про закупівлю
Ще один із обов’язків – супровід укладеного договору про закупівлю в результаті проведеної процедури, а без проведення відповідної процедури – прямого договору.

Наслідки неналежного виконання функцій «внутрішнього замовника»
Тепер, коли ми визначили функції внутрішнього замовника, розглянемо, до яких проблем, порушень і наслідків може призвести їхнє неналежне виконання. Також надамо поради для мінімізації цих наслідків.
• Відсутність часу у «внутрішніх замовників» на аналіз своїх потреб, коли «якісне» планування призводить до неефективних процедур закупівель².
• Хибне визначення вимог до необхідного предмета закупівлі призводить до відміни торгів із різних причин або до подачі ТП, яка не буде відповідати тій потребі, що є насправді. Чітко викладені та зрозумілі учаснику технічні та якісні характеристики предмета закупівлі – запорука успішного проведення процедури закупівлі.

Поради
Для цього ефективними заходами можуть бути:
– проведення навчань щодо роботи з постачальниками, опрацювання технічних завдань і вимог до учасників для ключових «внутрішніх замовників» за допомогою консалтингових організацій або на місцях за участі досвідчених закупівельників;
– розроблення шаблону або зразка обов’язкових складових «технічного завдання» на закупівлю відповідно до вимог Закону;
– проведення «внутрішніми замовниками» зустрічей із потенційними учасниками для обговорення характеристик предмета закупівлі у разі потреби.
• Значна частина порушень – порушення строків оприлюднення документів публічних закупівель, які замовник допускає саме з вини «внутрішнього замовника». Наприклад, останній може укласти додаткову угоду до договору про закупівлю та не повідомити про це у відповідні терміни закупівельника або особу, яка відповідає за оприлюднення документів у системі, для публікації повідомлення про внесення змін до договору у триденний термін із дня їхнього внесення. Також «внутрішній замовник» може невчасно подати закупівельнику інформацію щодо виконання договору для публікації звіту в триденний термін із дня закінчення його строку, виконання або розірвання відповідно до статті 10 Закону.
• Ще один поширений приклад порушень із вини «внутрішнього замовника» – невчасна інформація про укладення договору без проведення процедури закупівлі. Звіт про це закупівельник повинен оприлюднити протягом одного дня з дня його укладення. Таке порушення призведе до накладення штрафу на замовника внаслідок порушень законодавства про закупівлі відповідно до статті 164-14 КпАП.

Отже, радимо впровадити локальний нормативний акт на підприємстві (внутрішній документ). Наприклад, Порядок взаємодії внутрішніх (структурних) підрозділів під час здійснення закупівель товарів, робіт та послуг і відобразити у ньому такі процеси:
– планування закупівель (може бути окремий локальний нормативний акт);
– ініціювання процедури закупівлі та підготовки до її оголошення (хто і яким чином відповідає за конкретні кроки);
– розгляду ТП за участю структурних підрозділів.
А також:
– вимоги до ведення супроводу договору про закупівлю (яку саме інформацію структурний підрозділ має надати щодо змін чи виконання договору тощо);
– зразки або типові документи, які повинен використовувати «внутрішній замовник» у ході взаємодії;
– система бонусів і мотивації (може бути окремий локальний нормативний акт, за наявністю фінансової можливості підприємства): впровадження показників ефективності процедури закупівлі на підприємстві та відповідна нагорода за високі результати в межах обов’язків «внутрішніх замовників».

Усі вказані вище процеси варто відображати із зазначенням термінів виконання обов’язків сторін закупівельного процесу, а також із зазначенням відповідальності за їхнє порушення.
Плідна та ефективна співпраця закупівельника із «внутрішнім замовником» вигідна обом сторонам процесу: замовник завжди підтримає заходи налагодження системи закупівель у компанії, а «внутрішній замовник» із великим задоволенням буде виконувати свої безпосередні обов’язки та завдання із вчасним забезпеченням відповідними товарами, роботами та послугами.

Отже, товаришуйте із «внутрішнім замовником» та ретельно готуйтеся разом до закупівель.

ВІКТОРІЯ КУТЄПОВА
головний фахівець Управління закупівель НАК «Нафтогаз України»
Цікаві теми номеру
ТЕМА НОМЕРА
6 СТОР.
«ВНУТРІШНІЙ ЗАМОВНИК» – ВАЖЛИВИЙ СУБ’ЄКТ У ЗАКУПІВЛЯХ

Пропонуємо дізнатися: - хто такі внутрішні замовники та які їхні функції? - як уникнути та вирішити, якщо є проблеми при взаємодії із «внутрішнім замовником»? - як якісно та ефективно організувати процес взаємодії закупівельника із «внутрішнім замовником»

Дуже часто замовники стикаються із певними проблемами під час здійснення закупівель, коли не узгоджено та не налагоджено процес взаємодії із так званими «внутрішніми замовниками».

10
ДОПОРОГОВІ ЗАКУПІВЛІ

Закупівля товарів за різними кодами: один договір чи ні?

12
ТЕНДЕРНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Формальні помилки: практика оскарження. Частина ІІ

16
ТЕНДЕРНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Страхова гарантія: чи надійний спосіб забезпечення пропозиції?

22
ЗАКУПІВЛЯ ТОВАРІВ

Природний газ. Зміни, про які варто знати

28
ЗАКУПІВЛЯ ПОСЛУГ

Закупівля поточного ремонту: Який спосіб документального підтвердження обрати. Частина 2

29
ПРАКТИКА ОСКАРЖЕНЬ

Коли вимогу надати сертифікат ISO 9001 можуть оскаржити?

36
ДОГОВІР ПРО ЗАКУПІВЛЮ

«Переговорка» після двох відмін: практичні аспекти

ВАЖЛИВІ ТЕМИ НОМЕРА
01
Нові зміни до наказу № 490: що замовнику обов’язково врахувати
02
Закупівля робіт. Готове рішення для тендерної документації
03
Ринкові консультації перед тендером
04
Перевірка досвіду виконання аналогічного договору
Підсумовуємо і впроваджуємо останні весняні закупівельні зміни

На календарі – початок літа, та про травневі зміни не забуваємо. Особливо про зміни до наказу № 490, який затверджує форми документів у закупівлях. Є важливі нюанси, які замовнику слід врахувати при їхньому застосуванні. Про них і поговоримо у цьому номері.
Зі змін також відмітимо скасування поняття «транспортування магістральними газопроводами» і появу нового – «потужність». Наче на перший погляд і невелика зміна, втім замовнику слід усе-таки привести у відповідність свої договори про закупівлю газу. Що, коли і як – розглянули у практичних кейсах.

Також у травневому номері маєте приклади:
• вимог розділу «Інформація про технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі» під час закупівлі робіт;
• вимог до забезпечення у ТД та оформлення страхової гарантії;
• ТЗ на закупівлю фруктів та овочів.
І, звичайно, це лише частина цікавого, що чекає вас, коли ви перегорнете цю сторінку журналу. Ми завжди йдемо в ногу з вашими потребами і актуальністю питань у закупівлях. Зараз переконаєтеся самі, але…
Врахуйте ще те, що літо – пора не тільки відпусток, а й комфортного навчання, коли день довгий, і опісля є час для прогулянок вулицями чарівних міст. Запрошуємо до Львова (5-6 червня) та Києва (19-20 червня). Програму навчання та інші організаційні питання можете дізнатися на сайті www.konsaltua.com або за тел.: 0472 38 48 17.
А ще ми розпочали передплатний період на журнал «Консалт Інфо». Цілих 11 номерів ми з вами спілкувалися на сторінках, наші експерти-автори готували для вас тільки ексклюзивні та цікаві матеріали. Впевнений, що доводити це немає потреби, ви самі це відчуваєте. Та попереду ще багато запланованих актуальних статей і новинок, які вас порадують.
Тож не забудьте продовжити передплату свого журналу, телефонуйте: 0472 31 31 58.
І пам’ятайте: папір чи електронне видання – це справа смаку. А от бути в курсі всіх фахових новацій – обов’язок кожного професіонала!
Залишайтеся з нами!

З початком літа та чудового настрою!
Головний редактор
Олег Кушнір