Грудень 2018
КОНСАЛТ ІНФО №6

Практичні рішення від провідних тендерних експертів

Вартість:
від 190 грн
ІВАННА МЕЛЬНИК
Майданчик Е-Тендер: кожне звернення користувача для нас – подарунок
Майданчик Е-Тендер – один із перших майданчиків, що долучився до реформи публічних закупівель у далекому 2015-му. Сьогодні на ньому працюють низка замовників та учасників. Оскільки саме майданчики є рушійним елементом системи ProZorro, ми вирішили поцікавитися у директора Іванни Мельник про плани щодо функціоналу, принципи роботи з користувачами та про майбутні очікування

Почнемо з того, що вже відійшло в історію. Про початок реформи і появу майданчиків ProZorro. У 2015 році Е-Тендер був одним із перших, який приєднався до реформи публічних закупівель. Зізнайтеся, були побоювання, що в якийсь момент все зійде нанівець?

Насправді до реформи майданчик приєднався ще у 2014 році. Вже тоді формувалася робоча група реформаторів, і кілька представників команди Е-Тендер також входили до неї. Та якщо говорити особисто про мене, тоді вперше у своєму житті проходила реформаторський шлях, тому досвіду як такого ще не було, аби глибоко про- аналізувати і порівняти стан справ на той час. Звісно, побоювання завжди були за майданчик і нашу команду, яка тоді тільки почала формуватися.

Для нас зворотній зв’язок – це та цінність від користувачів, з якою ми поверталися з кожного міста

На той час наша робота переважно полягала у донесенні до потенційних користувачів і кожного зацікавленого громадянина у цій сфері ідеології реформи. То був час тижневих поїздок регіонами країни з метою проведення навчання для замовників. Адже тільки навчання, конструктивні розмови про болючі і проблемні питання тоді ставали запорукою розвитку зручного функціоналу майданчика та системи ProZorro взагалі. Для нас зворотній зв’язок – це та цінність від користувачів, з якою ми поверталися із кожного міста. Усі запитання, відповіді на які не відразу були, відправляли до Департаменту регулювання публічних закупівель Мінекономрозвитку та ДП «Прозорро»¹ . Все це робили для того, щоб при формуванні законодавства у сфері публічних закупівель проблемні моменти були враховані, а у системі – виправлені або передбачені.
Досвідченіші реформатори вбачали певні події як гальмівні для швидкої реалізації реформаторських ідей, але всі були із самого початку налаштовані на тернистий шлях, а особливо в ті часи. Тож жодна із ситуацій не примусила опустити руки.

Кількість авторизованих електронних майданчиків росте. Які ваші дії щодо сервісу для користувачів, аби вони працювали саме на майданчику Е-Тендер?

Так, правильно зазначили, Е-Тендер – сервісна компанія. Наші користувачі – наша цінність. Нині всі зусилля направлені на забезпечення високого рівня сервісу для задоволення потреб користувача. Їхні вимоги часто змінюються і постійно ростуть, тому ми завжди в активному русі. Майданчик Е-Тендер взагалі сформувався в ту екосистему, яка продиктована потребою кінцевого користувача. Так, скажімо, сьогодні маємо кол-центр саме в тому складі, який може забезпечити мінімум очікування на лінії, оперативно проконсультувати. Також за потребою саме користувача запровадили номер телефону, на який він може безкоштовно дзвонити та залишити запит на зворотній зв’язок.
У нашому бізнес-процесі велика роль відведена програмуванню. Наші програмісти тісно взаємодіють зі службою консультативної підтримки, кожен знає потреби користувача. Також великий спектр роботи відводимо навчанню користувачів шляхом надання експертних матеріалів на нашому порталі у різних рубриках. Надаємо пояснення законодавчих процесів простою мовою, авторами є експерти як зовнішні, так і свої. Окрім того, періодично проводимо безкоштовні вебінари з ключовими особами у закупівлях з болючих питань для замовників та про роботу системи в цілому.

Ми зрозуміли, кожен користувач, який звернувся чи то з пропозицією, чи то з претензією – зробив майданчик кращим

Із самого початку пілотного проекту нової системи закупівель, та й досить таки довгий час опісля, замовникам і учасникам торгів важко було звикнути до електронних закупівель. Ця важкість виражалася у скаргах, наріканнях і зауваженнях до системи або функціоналу майданчиків. Мені як керівнику необхідно було постійно підбадьорювати службу консультативної підтримки, та й самій не падати духом. Пам’ятаю слова однієї своєї колеги: «Якщо Ви як керівник демотиваваний, то ми, працівники, ще більше, адже ми орієнтуємося саме на Вас». Я постійно пригадую ці слова. Точно знаємо, кожен користувач, який звернувся чи то з пропозицією, чи то з претензією – зробив майданчик кращим. Ми прислухаємося до своїх користувачів.
І тут я погоджусь з авторами книги «Скарга – це подарунок» Джанелло Барлоу та Клаусом Меллером. Головний меседж книги – клієнт, який звернувся до вас, висловивши своє бачення, насправді зробив величезну послугу вашій компанії. Адже витратив час на те, аби скористатися вашим сервісом, проаналізувати його, а потім надати свої рекомендації. Тож дякуємо кожному такому користувачу за подарунок (усміхається – прим. редакції).
Гадаю, той, хто обрав майданчик Е-Тендер, десь підсвідомо або і свідомо відчуває наше ставлення.

І все таки які основні моменти вкладаєте у покращення майданчика для своїх користувачів?

Тут, звісно, можна згадати і про сучасні технології, які впроваджуємо як при розробленні додаткових функцій, так і під час оптимізації існуючих. Але розуміємо, користувачу потрібно подавати і робити функціонал простіший. Ми як розробники вже власних функцій на майданчику намагаємося всіляко підтримувати і робити функціонал саме таким – простим і якісним.
У сфері закупівель половина запитань – ті, що потребують швидкого реагування. Наприклад, у команді технічних спеціалістів є програмісти, задіяні виключно для вирішення технічних ситуацій при роботі на майданчику та Prozorro в цілому. Вони не задіяні до розроблення додаткового функціоналу чи оптимізації існуючого. Їхнє завдання – якомога оперативніше розібратися у зверненні користувача, щоб йому допомогти.
Ми розуміємо, що система – далеко не весь закупівельний процес, тож прагнемо бути помічниками не тільки з технічного боку, а й бути корисними в закупівельному сенсі поза межами системи. Усі дії замовник та учасник мають виконувати з чітким дотриманням норм законодавства у сфері закупівель та інших, враховуючи їхній предмет. Тому намагаємося слідкувати за всіма подіями, пов’язаними з закупівлями, для оперативного інформування користувачів. Як уже згадувала, проводимо безкоштовні навчальні вебінари, запрошуємо експертів для написання статей та навіть запустили на офіційній сторінці майданчика соціальної мережі Faсebook² рубрику «Задачка від експерта», де описуємо різні закупівельні ситуації з варіантами відповідей, а користувачі мають обрати правильну. Рада, що рубрика припала до смаку підписникам сторінки.

Як працюєте над впровадженням креативних ідей чи інших можливостей на майданчику, виходячи за рамки закупівель?

Як я вже раніше згадувала, ми відверто усвідомлюємо, що електронний майданчик – це далеко не весь закупівельний процес, який відбувається між учасниками. Багато часу займає процес підготовки та узгодження тендерної документації, річних планів закупівель, договорів та інших документів. Тому, в рамках групи компаній ТОВ «Е-Технологї», до складу якої входить Е-Тендер, було започатковано проект з розробки системи електронного документообігу e-Docs, який зараз успішно впроваджено в державних і приватних компаніях.
Окрім того, e-Docs також дає можливість й автоматизувати бізнес-процеси у закупівлях, як публічних, так і комерційних.
Також, що не менш важливо, в e-Docs технічно передбачена можливість інтеграції з торговельним майданчиком E-tender.ua.
Пані Іванно, а які задачі щодо закупівельного бізнес-процесу вирішує система e-Docs?

Автоматизація закупівель у даній системі є лише частиною тих задач, які вона може вирішити взагалі. Так, зокрема, e-Docs надає можливість:
– погодження планів, тендерної документації, рішень, договорів;
– створення заявки на закупівлю;
– моніторинг етапів та процесів закупівлі;
– аналітика процесів;
– обмін документами з контрагентами та підписання угоди;
– інтеграція з внутрішніми системами обліку та автоматизації замовника;
– архів історії та результатів проведення закупівлі.
Для розуміння, e-Docs – свого роду зручний конструктор, що дозволяє без значних зусиль автоматизувати майже необмежений набір документоорієнтованих процесів у різноманітних сферах діяльності підприємства. Наприклад, у ньому є конструктори карток, шаблонів документів і маршрутів процесів.

Розкажіть про взаємодію із ДП «Прозорро» як адміністратором системи. Чи готовий майданчик до впровадження електронної тендерної документації?

Команда ДП «Прозорро» завжди має виважений підхід у роботі, бажання допомогти, коли у користувача виникають проблемні моменти. Радує, що фахівці ДП «Прозорро» мають об’єктивне бачення ситуацій нашої сфери і напрямок, в якому потрібно рухатися для розвитку. Тому для нас як частини ProZorro з ними як адміністратором системи працювати комфортно.
Ми завжди готові до нового, до того, що удосконалює систему, що покращує життя користувачам. І запровадження електронної тендерної документації у системі вважаю таким. Її функціональність посприяє:
– стандартизації тендерної документації, її технічних та якісних характеристик;
– введення тексту в електронні формі на майданчику сприятиме уникненню приховування інформації в доданих файлах;
– можливості створення додаткових фільтрів пошуку;
– формуванню статистики та аналізу на основі введеної інформації.
Якось я була запрошена як експерт в одну з країн Центральної Азії, де якраз обговорювалося питання впровадження електронних закупівель. Місцеві експерти виступали за необхідність вже в першій версії системи одразу впровадити електронну тендерну документацію. Мотивували тим, що це спростить роботу працівникам для невеликих організацій, де є спеціалісти з невисоким рівнем знань сфери закупівель. Адже для таких спеціалістів заміна паперової процедури – то вже стрес, а рівень знань не дозволив би досягти ефективних результатів. Як наслідок, негативний ефект від пілотування системи. Я згадую, що і нам би на перших етапах дуже допомогла така функціональність, але кожне бажане доопрацювання відстрочувало би нас від старту. Зараз розумію, що тоді наша стратегія була обрана правильно. Ми почали з мінімуму, проаналізували результати пілотування, неефективне відкинули, а в сильних сторонах продовжуємо нарощувати масу.

У закупівельній спільноті є «міф» – майданчики хочуть працювати лише з учасниками, оскільки вони сплачують кошти за участь у торгах. А замовникам раді трохи менше… Прокоментуйте, це міф чи реальність?

Моє особисте бачення таке: якщо звернутися до статистики, приблизно 70 відсотків функціоналу на майданчику саме для замовника. В цьому можна переконатися, ознайомившись зі стандартними сценаріями ручного тестування електронних майданчиків, в яких функціоналу для замовників передбачено в рази більше. Також на кол-центр надходить більше вхідних запитів саме від замовників. Інформація щодо законодавчих новин, яку ми публікуємо, стосується також переважно замовників. І це логічно, адже замовник, на відміну від постачальника, зобов’язаний працювати в системі публічних закупівель. І тому, створивши якомога комфортніші умови роботи в системі, це сприятиме проведенню ефективних закупівель. Навіть пілотування проекту свого часу починалося саме із замовників. Не було б замовників, не було б тендерів, не було б постачальників. Але це не означає, що ми не розвиваємося для бізнесу. Баланс інтересів має бути витримано для кожної сторони. Це все одно як запитати у дитини, кого вона любить більше – маму чи тата (усміхається – прим. редакції).

Пані Іванно, що загадаєте під новорічну ялинку?

Мир… Хочеться миру. Аби слово війна вживалося у минулому в контексті історичних подій, а не в сьогоденні й точно – не завтра.

Ваші побажання нашим читачам у Новому році?

Те саме, що й собі (усміхається – прим. редакції) – радості, успіхів і любові до всього, що робите! Успішних та ефективних закупівель! Підказуйте нам, як для вас стати ще кращими.
З Новим роком та Різдвом Христовим! Щиро ваша команда E-Tender.ua.

Редакція журналу дякує за розмову пані Іванні Мельник

¹На той час було ДП «Зовнішторгвидав».

2Адреса сторінки майданчика у Faсebook https://www.facebook.com/EtenderUA.

ІВАННА МЕЛЬНИК
директор майданчика "E-TENDER"
Цікаві теми номеру
ТЕМА НОМЕРА
52 СТОР.
20 відсотків і договір про закупівлю Або унікальний шанс на закупівлю у січні

У кінці кожного бюджетного року замовники часто із острахом думають, як профінансувати найнеобхідніше у січні. Проте Закон України «Про публічні закупівлі» дає унікальну можливість думати спокійніше про тендерні договори, адже є чарівні 20 відсотків. Хоч це й одвічна тема у закупівлях, було б «злочином» не розібратись в деяких нюансах продовження дії договорів про закупівлю, щодо яких застосовано норму про 20 відсотків. Тож далі коротко про найголовніше.

14
ПЛАНУВАННЯ

Практичні кейси планування закупівель

18
ТЕНДЕРНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

На шляху до ідеальної тендерної документації. Крок VII

24
ТЕНДЕРНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Договір із ТОВ: перевіряємо повноваження директора

32
РОБОТА У СИСТЕМІ

Прозорі закупівлі: і закону дотримався, і правильно постачальника перевірив. Частина 2

40
ЗАКУПІВЛЯ ПОСЛУГ

Закупівля теплової енергії: поради для ефективності

42
ПРАКТИКА ОСКАРЖЕНЬ

Поняття «еквівалент»: погляд АМКУ

52
ІНСТРУКЦІЯ ДІЙ

20 відсотків і договір про закупівлю Або унікальний шанс на закупівлю у січні

ВАЖЛИВІ ТЕМИ НОМЕРА
01
Практичні кейси планування закупівель
02
Договір із ТОВ: перевіряємо повноваження директора
03
Закупівля теплової енергії: поради для ефективності
04
Поняття «еквівалент»: погляд АМКУ
І ось Новий рік, повний мрій і сподівань, майже настав…

та про здобутки року, що минає, не забу- ваємо. У закупівельних підсумках повертаємося у спогади про такий насичений новинами, змінами та подіями для закупівель 2018-й рік. Було цікаво, та найкраще – попереду.

Враховуючи актуальність, надаємо шаблони додаткових угод на продовження строку дії договору на 20 відсотків, а також зразки документів, необхідних для успішного старту переговорної процедури на закупівлю теплової енергії.
Завершуємо серію публікацій, присвячених підготовці вашої ідеальної тендерної документації. Маючи на руках всі номери журналу «Консалт Інфо» за 2018 рік, можете впевнено розробляти свою тендерну документацію.
Доволі часто користувачі системи скаржаться на брак онлайн інформації для аналізу та перевірки даних своїх контрагентів. У цьому допоможуть такі спецсервіси як bi.prozorro.org та YouControl. Експерти яких розповідають про них на сторінках журналу.
І практика АМКУ. Без неї ніяк, тож намагаємося робити підбірку з вузьких тем. Чули про «еквівалент» у закупівлях? Цікавий аналіз рішень органу оскарження щодо нього до вашої уваги.
Все починається із плану… Ця тематика настільки велика, що краще говорити не про загальні речі, а про конкретні ситуації. Практичні кейси із планування закупівель та варіанти дій для замовників уже стають доступними у цьому номері.

Шановні колеги, редакція журналу «Консалт Інфо» щиро вітає всіх із прийдешніми святами – Новим роком та Різдвом Христовим!
Сподіваємось, початок року буде вдалим – всі торги відбудуться успішно, з першого разу, та ще й із максимальною економією. Затверджені кошториси приємно вас здивують, а контролюючі та правоохоронні органи забудуть до вас дорогу.

До зустрічі у 2019-му,
з повагою Олег Кушнір