Олексію, розкажіть про структуру департаменту закупівель у КТЕ (відділи, кількість спеціалістів, напрями)?
КТЕ – велика муніципальна компанія, яка забезпечує столицю України теплом та гарячим водопостачанням. Це один із найбільших замовників у системі Київської міської влади, обсяги конкурентних закупівель через систему «Prozorro» якого сягають близько 3 млрд грн щорічно у грошовому вимірі або 2,2 тис. лотів, якщо розглядати з точки зору кількості потенційних можливостей для представників бізнесу стати нашим партнером.
Департамент закупівель є сервісним підрозділом, що перебуває в підпорядкуванні у директора підприємства, включає п’ять відділів та дві групи, об’єднаних у два управління. Спеціалізація управлінь визначається за видами предметів закупівель (товари або послуги/роботи).
Департамент очолює директор. Моя ключова роль як його заступника полягає у забезпеченні координації роботи підрозділів та контролю за виконанням поставлених завдань.
Усі ми (загалом 40 осіб) працюємо в одному єдиному напрямі, що обумовлений метою нашої діяльності. Департамент покликаний централізовано забезпечити КТЕ необхідними матеріальними ресурсами (товарами) та здійснити закупівельні процедури послуг та робіт. Це має відбутися, по-перше, із дотриманням усіх вимог законодавства та внутрішніх регламентів, по-друге, без порушення рівноваги між потребами та реальними фінансовими можливостями компанії.
Кожна зі структурних одиниць департаменту також має свого координатора (начальника), окрему мету та завдання. До речі, усі наші керівники середньої ланки – це жінки, досвідчені професіонали своєї справи. І саме в цьому, на мою думку, полягає основний секрет успіху в подоланні перешкод, які трапляються у процесі діяльності. А таких перешкод чимало.

Розкажіть коротко про загальний процес закупівель, діяльність кожного з відділів.
Усе починається з формування річної потреби. Кожного року, що передує плановому, до 1 вересня усі структурні підрозділи підприємства подають річну заявку (таблицю найменувань товарів з кількістю, кодом ДК 021:2015 та орієнтовною вартістю, обрахованою на основі цін контрактів минулого року та/або з використанням програмного забезпечення для кошторисників). У комплекті з заявкою подаються пакети технічних вимог до кожного предмета закупівлі (предмет закупівлі формують із позицій, об’єднаних за 4-м знаком коду класифікатора або за об’єктом у разі закупівлі робіт або послуг поточного ремонту).
Цю інформацію перевіряє та узагальнює відділ контролю та аналізу спільно з профільними відділами департаменту (відділи матеріалів та обладнання, паливно-мастильних матеріалів, кошторисної роботи), що відповідальні за підготовку технічної специфікації для торгів.
Далі на основі консолідованої річної заявки по підприємству формується план тендерних процедур (не плутати з річним планом закупівель) – документ, який дає змогу визначитися з типом процедури (відповідно до досягнутого чи не досягнутого порогу за кожним конкретним кодом) та розподілити коди між уповноваженими особами.
У подальшому департамент здійснює актуальну розцінку вартості матеріалів шляхом аналізу ринків відповідних товарів та консультацій із представниками бізнесу.
Заявка на закупівлю, проєкти технічної специфікації та договору подаються в роботу уповноваженій особі (у нас є дві тендерні групи, окремо для товарів та окремо для робіт та послуг).
Після визначення переможця відділ з підготовки договорів забезпечує укладення договору про закупівлю.
Укладені договори за послугами та роботами виконуються у структурних підрозділах внутрішніх замовників. Виконавцем усіх договорів про закупівлю товарів, окрім деяких виключень, є наш департамент.

КТЕ забезпечує місто теплом та гарячим водопостачанням. Знаємо, що у таких підприємств завжди є проблеми із плануванням закупівель матеріалів та обладнання для непередбачених ремонтів, усунення наслідків аварій тощо. Як Ваш департамент налагодив цей процес?
Департамент зіткнувся у 2018 році з безпрецедентним викликом. Необхідно було налагодити процес забезпечення усім необхідним організації, утвореної на базі майна, повернутого у комунальну власність після завершення угоди з ПАТ «КИЇВЕНЕРГО». Попередній управитель не належав до замовників у розумінні Закону «Про публічні закупівлі». Проводилися комерційні торги, групування потреб за кодами ДК 021:2015 не здійснювалося.
Надскладних зусиль вартувало досягти повного усвідомлення працівниками, що закупівлі – це дуже серйозно, і вони тепер відбуватимуться за буквою Закону та максимально ефективно. І тільки так.
КТЕ прийняло на роботу усіх працівників «КИЇВЕНЕРГО», окрім тих, які відмовилися від працевлаштування. При цьому було збережено усі умови праці, зокрема в частині її оплати. Адже збереження та розвиток трудового ресурсу компанії було та залишається для КТЕ завданням № 1. Основу департаменту закупівель, як і всіх інших структурних одиниць підприємства, і до сьогодні формують люди, прийняті на роботу в той час. Усі вони успішно адаптувалися до роботи у новій команді.
На допомогу в цьому нам прийшла централізація та жорстка регламентація закупівельного процесу. Департамент встановив єдині принципи, вимоги та строки для всіх і задокументував це.
Кожен керівник структурного підрозділу знає, що якщо якийсь товар не включено до річної заявки, придбати його неможливо. Фахівці інженерного корпусу працюють в енергетиці не перший рік, тому знають напевне, які деталь, механізм, матеріал їм може знадобитися. Основним орієнтиром є плани ремонтної кампанії та технічні паспорти ввіреного обладнання.

Чи вдається тримати якийсь резерв необхідних матеріалів на такі випадки на складі? Якщо резерву нема, як вдається швидко задовольнити потребу, не поповнюючи склади зайвими залишками?
КТЕ має спеціальний документ, розроблений технічною дирекцією, який закріплює необхідність формування страхового запасу. Там зазначено, яка частина річної потреби повинна постійно оновлюватися та бути доступною на складах підприємства. На щастя, проблеми, де зберігати, ми не маємо. Складів вистачає. При цьому як комунальне підприємство користуватися майном, окрім як для задоволення власних потреб, ми не можемо. Наприклад, використати вільні складські місця шляхом надання послуг зі зберігання суб’єктам господарювання на комерційній основі. Тому проблема оптимізації запасів наразі не є пріоритетним питанням.

Які категорії товарів, робіт та послуг найчастіше закуповуються у КТЕ? Чи впроваджені якісь особливі стратегії для успішного проведення таких процедур закупівель?
Значущими є чотири категорії (категорії ми виділяємо за характеристиками та потребою, яку вони задовольняють, а не за кодом класифікатора): паливо, матеріали для водопідготовки, трубна продукція, запірна арматура.
За закупівлі паливно-мастильних матеріалів відповідає окремий відділ, який постійно вивчає ринкові тенденції та готує прогнози. Це дозволяє нам вчасно та ефективно управляти нашими контрактами в частині зниження/підвищення ціни за одиницю. Минулого року по бензину більшість додаткових угод стосувалися саме узгодженого зниження ціни. Ми не використовуємо механізм рамкових угод, оскільки уже в межах укладеного договору за процедурою відкритих торгів управляємо ціною в процесі його виконання. Нівелювати ризики зриву поставки постачальником нам вдається за рахунок забезпечення виконання договору та поділу загального обсягу на лоти.
Щодо хімічної продукції в номенклатурі, такій як сіль технічна, конкуренція обмежена, оскільки завод-виробник, що реалізує продукцію на українському ринку, всього один. Натомість є дуже конкурентні підкатегорії, які ми змогли розвинути за рахунок відмови від зазначення посилань на нормативні документи у технічних специфікаціях, замінивши їх чіткими та зрозумілими всім характеристиками та вимогами.
Ринок трубної продукції в Україні достатньо монополізований, представлений багатоманіттям дилерів всього кількох великих гравців. Перспективним для загострення реальної конкуренції ми вбачаємо залучення європейських виробників. Однак обсягів закупівель тільки КТЕ для такого проєкту недостатньо. Окрім того, наш фінансовий план не дозволяє забезпечити залежність ціни від валютної складової, що є необхідним, якщо ми хочемо привабити нерезидентів.
При закупівлі запірної арматури нам вдалося уніфікувати велику кількість позицій, відмовитися від зазначення маркувань конкретних виробників та посилань на недіючі ГОСТи, що дозволило залучити на торги представників далеко не одного виробника, зокрема невітчизняних компаній. Продукція допущених до аукціонів учасників торгів була різною, проте відповідала всім нашим вимогам і при цьому пройшла необхідні процедури оцінки відповідності Технічному регламенту, затвердженому Постановою Кабінету міністрів України від 16.01.2019 № 27.

Закупівлі яких категорій проходять на вашому підприємстві із високими показниками ефективності: економія та висока кількість учасників (конкурентність)?
Зазвичай ці два показники (конкурентність та економія) є взаємозалежними.
Хочу відзначити, що КТЕ не є рекордсменом за кількістю учасників, адже деякі умови проєктів договорів, зокрема відстрочка платежу у 90 днів, змушує багатьох утриматися від участі. Ми вимушені встановлювати такі строки, підлаштовуючись під рух грошових коштів нашої компанії.

У 2020 році ми провели спрощену закупівлю стендів до основи бар’єру тимчасового огородження, куди долучилися 13 учасників (найбільша кількість за останні два роки). Економія була значною.
Стабільно висококонкурентними є послуги (в середньому шість учасників). Що є цілком зрозумілим. Кожен товар має свою вартість, сформовану насамперед на базі вартості матеріальних ресурсів, витрачених на його виготовлення. Натомість послуга – поняття абстрактне, там ширше поле для маневру.
Серед найменш конкурентних я можу відзначити закупівлі запасних частин до обладнання, виготовленого за радянських часів, до яких масово не виготовляються сучасні субститути (замінники).

Як забезпечуєте конкурентність у торгах?
Насамперед за рахунок роботи з ринком. На жаль, умови співпраці з комунальним підприємством такі: відстрочка платежу; складна система внутрішнього технічного контролю приймання товару; необхідність додаткових фінансових і часових витрат для участі в торгах; вимога розкрити на «Prozorro» на виконання вимог Закону інформацію, що є комерційною таємницею; побоювання підвищеної уваги з боку правоохоронних органів, оскільки кошти КП за природою вважаються публічними коштами тощо, є не надто привабливими для виробників та великих посередницьких компаній.
Однак хто шукає, той завжди знаходить. Наші ринкові консультації дають свої плоди. У нас дуже мало переговорних процедур. У 2020 році було проведено лише 15 таких.

Чи існують невирішені проблеми у проведенні процедур закупівель вашого підприємства? Які маєте плани їхнього вирішення?
Станом на сьогодні ми продовжуємо налагоджувати процес комунікації з внутрішніми замовниками. Більшість працівників звикли формувати заявки на основі досвіду попередніх років. Ми маємо амбітну ціль навчити всіх планувати по-новому з огляду на пропозиції ринку. Наука і техніка, як відомо, нині розвиваються дуже швидко.
Також впроваджуємо уніфікацію номенклатур. Під уніфікацією ми розуміємо приведення потреб усіх підрозділів компанії до єдиного зразка. Нині існує проблема в тому, що різні підрозділи присвоюють одним і тим же позиціям річної заявки різні назви. До прикладу, можна зазначити «гума листова», а можна вказати «пластина гумова». Одне й те саме, назви – різні. Такий «різнобій» спричиняє розтягнення технічної специ- фікації на десятки сторінок замість кількох, ускладнює аналіз та контроль і може спричиняти закупівлю одного й того ж товару за різною ціною в межах одного контракту, що протирічить політиці підприємства.
Окрім того, в планах впровадження всеохоплюючої ERP-системи, яка б інтегрувала усі процеси управління ресурсами підприємства в єдиний простір в режимі реального часу.
На жаль, найбільшою нашою проблемою є брак реальних фінансових ресурсів через низьку платіжну дисципліну споживачів, фактор сезонності, необхідність виконання боргових зобов’язань перед НАК «НАФТОГАЗ УКРАЇНИ», що накопичилися за минулі роки при управлінні ПАТ «КИЇВЕНЕРГО», аномальні коливання ринків газу та електроенергії.
Ми намагаємося сприяти покращенню наших справ через економію за рахунок висококонкурентних торгів. Однак це, на жаль, «крапля у морі», адже понад 90 % витрат КТЕ – це витрати на закупівлі природного газу в НАК «НАФТОГАЗ УКРАЇНИ».

Що можете порадити вашим колегам – закупівельникам з подібних підприємств для успішного та ефективного здійснення закупівель?
Перше, на що звернути увагу, це опис процесу. Багато замовників не мають задокументованого алгоритму здійснення закупівель. Я акцентую увагу, що кожній організації потрібен щонайменше один документ, який врегулює саме процес, а не регламентуватиме діяльність якоїсь структурної одиниці. КТЕ має і те, й інше. З одного боку існують положення про департаменти, відділи тощо. З іншого – ми маємо Регламент закупівельного процесу товарів, послуг, робіт, той документ, який об’єднує відділи, департаменти, управління в структуровану систему та дає розуміння, що, хто і в які строки має виконувати.
Друге – це централізація. У публічних великих компаніях – це закономірний крок на шляху до ефективних і конкурентних закупівель.
Третій аспект – персонал. Ми не встановлюємо захмарних горизонтів та не маніпулюємо працівниками, намагаючись мотивувати працювати більше, краще, швидше. Наша мета – створити максимально комфортне середовище для кожного співробітника. Дати можливість розкритися потенціалу. Разом з тим вчасно та без стресу виконати роботу та о 17 годині вечора піти по своїх справах. Звісно, ми, як і кожна організація, маємо сезони пікових навантажень, коли доводиться працювати понаднормово. Але це не система і не правило. Люди – наш безумовний пріоритет.
До епідемії СOVID-19 ми регулярно збиралися у неробочий час колективом для виїздів на природу, спільних занять спортом та мандрівок Україною. Зараз продовжуємо підтримувати тісну комунікацію шляхом спілкування у тематичних чатах.
Здорова атмосфера в колективі та вчасний відпочинок дозволяють досягати гарних результатів як в роботі, так і в інших сферах життя.
Наостанок, я хотів би подякувати редакції журналу «Консалт Інфо» та працівникам департаменту закупівель КТЕ за натхненну працю та творчість. Ви робите цей світ кращим!