Ольго, розкажіть про організацію віддаленої роботи Центру.
Центр є підрозділом КШЕ, тому наш досвід переформатування роботи у режим «віртуального офісу» тісно пов’язаний із загальними процесами у КШЕ.

На рівні організації проводимо каскадування комунікації. Це процес, коли кожного дня зранку проводимо онлайн-зустріч із віце-президентами КШЕ, після неї – керівників підрозділів, і вже потім кожен керівник спілкується зі своєю командою. Ключові завдання за результатами тім-коллу фіксуємо у спеціальному документі.
Комунікація в сьогоднішніх реаліях – мінімально необхідний крок для того, аби швидко адаптуватися. В офісі для вирішення робочого питання ми підходимо до сусіднього столу або дискутуємо біля кавового автомату. В умовах віддаленої роботи дуже легко втратити зв’язок із командою – на якому етапі завдання, чи є якісь перепони, чим ми можемо допомогти. Однак варто пам’ятати про здоровий глузд, щоб не потонути в безкінечних онлайн-нарадах.

Які ІТ-рішення можете порадити для кращих комунікацій?
Ми активно користуємося IT-рішеннями в операційних процесах. Для офіційної комунікації використовуємо електронну пошту, а для робочої – додаток Slack. Для проведення онлайн-зустрічей – програму Zoom. Це дуже зручний додаток, який дозволяє планувати зустріч заздалегідь, поділитись екраном для обговорення документів. Цю програму використовуємо й для навчання та маємо оцінку зручності використання 4.8 з 5 можливих. Усі документи робимо на Google-диску, що дозволяє працювати спільно над матеріалами. А підписуємо документи віддалено завдяки програмі «Вчасно».

Які заходи вживаєте для мінімізації збитків у такій ситуації?
Ми мінімізували витрати шляхом перемовин із орендодавцями про зменшення плати, скоротили витрати на клінинг і кейтерингові послуги, не проводимо набір нового персоналу. Ми пріоретизували наших підрядників і залежно від завдань комунікували про відтермінування платежу або взагалі відмовляли у співпраці.

Під час карантину Центр проводить якісь заходи для закупівельників?
Намагаємось максимально перенести в онлайн-формат наші навчальні активності. Загалом Центр має досвід змішаного формату навчання (онлайн + офлайн лекції) з серпня 2019-го, тому для нас це було значним викликом. Завдяки навчальній онлайн платформі Ukraine Learns і співпраці команди Центру з викладачами нам вдалося без зупинок продовжити повноцінне навчання на курсах «Фахівець з публічних закупівель» та «Менеджер із закупівель». Навіть розробили онлайн-версію роботи в групах під час групових воркшопів, які зазвичай проводилися в офлайн-форматі у стінах школи.
Ми завжди робили під час навчальних курсів наголос на важливості ухвалення рішень на основі даних. Саме тому ми відкрили безкоштовний доступ до одного з 13-ти модулів флагманського курсу «Менеджер із закупівель» – модулю «Аналіз закупівельних даних». Модуль триває 39 хвилин, доповідає на ньому наш старший дата-аналітик Центру Артур Ковальчук, який навчить за цей час:
• аналізу кубу витрат (головна таблиця закупівельника),
• робити закупівлі прозорими,
• пріоритезувати витрати.

Як можна отримати доступ до безкоштовних модулів?
Для отримання доступу до безкоштовного модулю «Аналіз закупівельних даних» потрібно зареєструватися за посиланням: https://ukraine-learns.org/analytical-public-module/. Після цього на електронну пошту приходять логін і пароль до кабінету, де і можна буде розпочати навчання. Наприкінці модулю, після складання короткого тесту, слухач отримає на пошту сертифікат Центру.
Також Центр підтримав всесвітню акцію StayAtHome. Ми організували серію прямих ефірів зі сторінки Facebook Центру під назвою – TogetherAtHomeWithCEP. До цієї акції доєдналися відомі фахівці закупівель як публічного, так і комерційного сектора. Наші лектори та експерти Центру давали практичні поради, що робити закупівельникам у періоди пандемії та економічної нестабільності.

На які теми ці прямі ефіри? Як їх можна побачити?
Відеозаписи всіх прямих ефірів TogetherAtHomeWithCEP збережені на нашій сторінці у Facebook «Centre of Excellence in Procurement». Всього було сім ефірів на такі теми:
• Життя публічного закупівельника в умовах карантину (Ярослава Дуброва, юристка та викладачка Центру);
• Переорієнтація команди в умовах віртуального офісу (Наталія Шаповал, керівниця KSE Institute, співзасновниця Центру);
• Підвищення ефективності під час кризи шляхом покращення процесів (Олексій Громико, керуючий партнер «Бюро проектного менеджменту», викладач Центру);
• Сценарії адаптації закупівельної стратегії в кризовій ситуації (Ірина Поворозник, ex-Chief Procurement officer SEVERSTAL, викладачка Центру);
• Компетентні закупівлі з врахуванням життєвого циклу товару (Олексій Грибановський, дата- аналітик Центру);
• Політ безпечний: персональна та командна ресурсність в умовах кризи (Зоя Чечуліна, експертка зі стратегічних закупівель, викладачка Центру);
• Підготовка закупівельників до переговорів (Андрій Ковальов, експерт з підвищення ефективності та трансформації бізнесу (Укртелеком, Датагруп), керівник бізнес-консалтингу в КШЕ, викладач Центру).
Також для зручності закупівельників ми публікуємо текстові версії цих ефірів на нашому сайті.

Які інсайди ви для себе винесли з прямих ефірів?
З одного із ефірів – щодо нормативного врегулювання на рівні локальних нормативно-правових актів роботи тендерних комітетів та уповноважених осіб. А саме: необхідність додатково видавати наказ про організацію щодо використання електронного документообігу. Оскільки замовникам треба буде погоджувати протоколи засідань тендерного комітету, голосувати, підписувати відповідним чином протокол.
Крім такого наказу також потрібно внести зміни до Положення про тендерний комітет або до Положення про уповноважених осіб, залежно від того, хто в замовника займається закупівлями. У відповідних положеннях прописати хоча б короткий порядок, як буде відбуватися засідання, якщо це комітет, або як має працювати уповноважена особа вдома.

А чи продовжуєте розпочаті курси за програмами навчання?
Зараз у нас паралельно навчаються дві групи на курсах «Фахівець з публічних закупівель» і «Менеджер із закупівель». Навчання було заплановано у змішаному форматі лекції в онлайні та офлайн-практикуми. У зв’язку з карантином проводимо всі активності в онлайні.
Це потребувало гарних інструкцій і підтримки з боку команди Центру, адаптації лекторами контенту та витримки студентів. Ми дуже вдячні викладачам і студентам, що вони оперативно та легко адаптувалися до такого формату. Загальний бал за проведення онлайн-лекцій був, відповідно до опитувань, 4.8 з 5 можливих.

Чи допомагаєте закупівельникам у процесі адаптації до нової редакції Закону про публічні закупівлі?
Саме зараз працюємо разом із Департаментом регулювання публічних закупівель Мінекономіки над оновленням нашого онлайн-сервісу «Схеми процедур закупівель». Це буде детальна візуалізація всіх процедур закупівель, які є в системі ProZorro – допороги та надпороги з процесами оскарження в АМКУ. Як тільки ми фіналізуємо роботу, опублікуємо про це новину.
Також з огляду на те, що у новій редакції закону є поняття вартості життєвого циклу товару, ми підготували Policy brief на тему вартості життєвого циклу в ProZorro. У ньому пояснюємо, що таке «вартість життєвого циклу», чим це відрізняється від закупівель за неціновими критеріями, як може бути імплементована в закупівельний процес, а також наводимо конкретні приклади закупівель деяких розповсюджених товарів з урахуванням цієї методики – лампочок, автомобілів, принтерів. Також на цю тему маємо роз’яснюючий прямий ефір у межах акції TogetgerAtHomeWithCEP, який можна переглянути на нашій сторінці у Facebook.

Знаємо, що Центр постійно впроваджує онлайн-сервіси для закупівельниіків. Розкажіть про них.
Зараз у нас працюють шість безкоштовних онлайн-сервісів. Усі вони розміщені на сайті Центру в розділі «Інтерактивні сервіси». А саме:
1. Рахуємо уповноважених осіб. Де можна знайти свою організацію через поле пошуку і розрахувати орієнтовну кількість уповноважених осіб на основі даних ProZorro.
2. CPV-tool: помічник закупівельника. Цей сервіс створено нами. Головною його особливістю є наявність в електронному вигляді інформації з тендерної документації та проєктів договорів за більш ніж десятьма показниками.
3. Калькулятор визначення зміни ціни на природний газ. Дозволяє легко розрахувати, як змінилась ціна на газ, якщо зміна ціни на природний газ у публічних закупівлях врегульовується за допомогою формули, яка враховує динаміку курсу ЄВРО. А також зміну цін на міжнародній біржі (Natural gas NCG Eur/MWh month+1) та цін на українській біржі (УЕБ).
4. Інтерактивний таймлайн реформ. Усі важливі етапи змін у системі ProZorro – як щодо розвитку інфраструктури, так і змін у законодавчому полі.
5. Схеми процесів закупівлі. Графічне зображення алгоритмів публічних закупівель у системі ProZorro, відповідно до законів і нормативно-правових актів, що регулюють цей процес.
6. Пошук і відстеження додаткових угод у ProZorro. Показує всі зміни контрактів за останні три дні, місяць чи рік, дозволяє знайти додаткові угоди будь-якої організації за різними параметрами.

Що ви порадите закупівельникам, у яких ще немає уповноважених осіб?
Якомога швидше переходити до такого формату організації закупівельної роботи. Це дасть можливість замовникам пропілотувати такий підхід. Можна обрати одну категорію, призначити уповноважену особу та проаналізувати, яких документів не вистачає, які процеси треба покращити. Це допоможе закупівельнику без проблем увійти в 2022-й, коли уповноважені особи будуть обов’язкові для всіх.

Чи досліджували механізм впровадження уповноважених осіб?
Так, аналітики Центру разом із Департаментом регулювання публічних закупівель Мінекономіки проводили національне опитування замовників. Як показало попереднє дослідження КШЕ на основі результатів опитування 1,9 тис. замовників, впровадження уповноважених осіб має низку позитивних наслідків:
1. Організації, що впровадили уповноважену особу, змогли скоротити частку невдалих процедур у середньому на 10 % пунктів (з 30% до 20%).
2. Уповноважені особи в середньому витрачають на 2 години менше на організацію допорогових закупівель і на 5 годин менше на проведення надпорогових закупівель.
3. Робота з організації торгів частіше оплачується, коли впроваджено уповноважену особу (хоча у більшості організації це все ще додаткова робота, яка виконується без підвищення заробітної платні).
4. Впровадження уповноваженої особи дозволяє скоротити до мінімуму кількість осіб, залучених до процедури закупівлі лише формально.

Як визначити, яку кількість уповноважених осіб потрібно для організації?
Згідно з нашими розрахунками, середня кількість працівників, які проводять закупівлі, може бути зменшена втричі: якщо в середньому в закупівлях фактично зайнято 4,5 осіб, то рекомендовано – 1,4.
З огляду на те, що для більшості залучених до процесу працівників проведення закупівель є другорядною функцією, на практиці це означатиме, що вони не будуть відволікатися від своїх основних обов’язків. Водночас функція закупівель професіоналізуватиметься, оскільки нею займатимуться ті, хто має достатній рівень кваліфікації.
Але наведені вище розрахунки є середніми в системі закупівель. Щоб зрозуміти рекомендації для конкретної організації, можна скористатися калькулятором «Рахуємо уповноважених осіб», про який говорили вище.

Щодо оптимістичних ноток. Які курси для закупівельників плануєте розпочинати після закінчення карантину?
З 15-ого квітня у нас розпочався набір на два курси одночасно – «Фахівець з публічних закупівель» та «Менеджер із закупівель», який триватиме до 20-их чисел травня. Навчання буде з травня по серпень.
Звичайно, ми плануємо залишати змішану систему навчання, комбінуючи онлайн- та офлайн-формати. Але якщо карантин продовжать – нам не страшні такі перепони. Будемо проводити все онлайн, залишаючи те саме наповнення лекцій та їхню кількість, відточуватимемо мистецтво проведення онлайн групових завдань, захистів індивідуальних проєктів і воркшопів.

Зараз зірковий час закупівельників. Адже саме вони можуть зменшити витрати організації й таким чином врятувати колег від скорочень. Я би порадила закупівельникам:
1. Пріоретизуйте постачальників та визначіться, як із ними рухаєтесь за зобов’язаннями.
2. Посильте комунікацію з постачальниками. Проговоріть, що будете закуповувати, чи змінились обсяги, чи будете закривати якісь проєкти. Це ваш імідж на ринку. Криза та карантин закінчаться, а закупівлі – ні.
3. Аргументуйте за електронний документообіг. Якщо ви ще не перейшли на е-документообіг – ловіть момент. Саме зараз можете доставати ваші запилені презентації, які ви готували для керівництва. Якщо такої презентації поки немає – обов’язково інвестуйте свій час у підготовку аргументів на користь впровадження електронного документообігу в організації.

І пам’ятайте, що кожна криза – нові можливості! Не пропустіть своєї!