У березні Уряд опублікував Постанову², яка визначає особливості створення і діяльності централізованих закупівельних організацій. Це організації, які мають право здійснювати публічні закупівлі для замовників. Основою для розроблення документа стали результати діяльності ДУ «Професійні закупівлі», яка сьогодні і пілотує свої функції як ЦЗО.

Розкажіть про свій професійний шлях до посади директора ДУ «Професійні закупівлі».
Тема закупівель цікавила мене і раніше. З одним із засновників ProZorro, Олександром Стародубцевим, познайомилися ще в 2014-му у проекті «Нова Країна», який тоді було створено на хвилі Майдану. В проекті я координував групу «Економіка і підприємництво». У тому ж році став свідком зародження ProZorro. Але тоді це була суто громадянська ініціатива. На початку 2015-го я пішов у армію за мобілізацією, а повернувшись – долучився до команди ProZorro як волонтер. Вже наприкінці 2016-го оголосили про початок реалізації пілотного проекту зі створення централізованої закупівельної організації. І з перших днів я приєднався до цього проекту. Спочатку як експерт з маркетингу від проекту Європейського Союзу «Гармонізація системи державних закупівель зі стандартами ЄС». А у вересні 2017-го очолив ДУ «Професійні закупівлі» вже як директор.

Реакція бізнесу – якою вона була на початку запуску пілоту ЦЗО? Адже в той момент це був нестандартний підхід до закупівель для бізнесу.
Бізнес нам допоміг у написанні технічних характеристик до деяких товарів і релевантних вимог у тендерній документації. А його реакція на такий спосіб проведення закупівель була цілком прийнятна. Свій діалог з бізнесом ми розпочали з періодичних зустрічей та обговорення специ-фіки конкретних товарів і формування технічних вимог до них. Ми переконані, саме бізнес, як ніхто, краще може підказати це і знає всі деталі свого товару. Такий принцип роботи ми і взяли за основу. Сьогодні комунікація з експертами ринку для нас займає велике місце у закупівельній роботі. Більше того, є ті постачальники, експерти яких увійшли до нашої робочої групи, яка постійно працює над розробленням технічних характеристик найходовіших предметів закупівлі.

Чи є у ваших планах комунікувати з бізнесом у регіонах? Скажімо, залучати їх до розроблення нових проектів, технічних завдань?
Так, у планах таке є. Хоча раніше ми спеціально не комунікували з регіональним бізнесом, адже в пілоті зі створення ЦЗО, згідно з урядовою постановою, працювали тільки з київськими замовниками. Пілот щодо е-каталогів, який нещодавно розпочався, теж на першому етапі буде орієнтований на Київ. Але з набуттям постійного статусу ЦЗО точно підемо в регіони, адже нашими замовниками будуть організації зі всієї країни.

Як ви обираєте перелік товарів, який можете закупати? Який підхід пошуку для цього обрали?
Ми вже маємо орієнтований, базовий пріоритетний перелік товарів. Це ті товари, з якими працювали в пілоті: папір, канцелярія, комп’ютерна та друкуюча техніка, серверне обладнання та інше. Основний підхід – потреба замовника. Відштовхуємося саме від неї, тому аналіз потреб замовника у нашій роботі є вагомим етапом. Звичайно, працюємо також і за індивідуальними потребами замовників. Так, наприклад, якщо це складні товари з великою різноманітною конфігурацією при індивідуальних потребах використання.

А як здійснюєте пошук таких товарів і розширюєте його?
Зазвичай проводимо анкетування серед замовників щодо тих груп та категорій товару, на які у них є потреба для закупівлі. Маємо ТОП-10 товарів. Наприклад, серед них: папір, канцелярське приладдя, персональні комп’ютери, принтери та багатофункціональні пристрої для друку. Цікаво, що схожий підхід ЦЗО і в країнах ЄС. Вони також розпочинали із закупівель таких товарів як канцелярія, комп’ютерна техніка. І, звичайно, є інші категорії товарів – паливо, електрика, продукти харчування, електронна техніка, авто тощо. Це той набір товарів, що мають також найбільший попит серед замовників. І вони також притаманні якраз для закупівлі через ЦЗО завдяки можливості агрегувати попит та закупляти через рамкові угоди.

Якщо ми вже заговорили про досвід інших країн. Скажіть, на яку із європейських ЦЗО орієнтуєтеся? Українські ЦЗО наслідують досвід ЦЗО конкретної країни ЄС? Чи це поєднання практик із різних країн?
Найбільші та найактивніші ЦЗО є в Австрії та Італії. До речі, один із наших працівників проходив навчання в австрійській ЦЗО. Також періодично спілкуємося і ділимося досвідом із британцями. Щодо моделі, скоріше за все, за принципами діяльності схожі до австрійської ЦЗО. Ідеться про можливість діяти для замовників як на центральному, так і на регіональному рівнях, проводити закупівлі з використанням рамкових угод та е-каталогів. Та закупівля товарів, послуг загального інтересу, що добре піддаються стандартизації та групуванню.
Ми також орієнтуємося на маркетинг. Адже, наприклад, в Австрії більшість замовників ЦЗО є добровільними. І тим самим ЦЗО доводиться підвищувати якість своїх послуг і вдаватися до активних заходів із просування.

В Україні є ще одна установа, що може отримати статус ЦЗО. Є і вірогідність створення інших. Чи не боїтесь конкуренції?
Саме так, створено державне підприємство «Медичні закупівлі України». Але воно орієнтуються виключно на організацію закупівлі ліків та медичних препаратів. Оскільки створені саме для цього. Можливо, з’являться й інші організації, але не вважаю їх конкурентами як такими. Навпаки, якщо конкуренція здорова, вона допоможе створити свій ринок. Поки що не планують створювати багато ЦЗО, але, вірогідно, вони з’являться в регіонах.

А ви отримували вже запити з регіонів щодо створення регіональних ЦЗО?
Так, періодично до нас звертаються щодо цього. Ми проводимо семінари, конференції, де обговорюємо і обмінюємося досвідом. Вважаю, регіональні ЦЗО зможуть створюватися саме для задоволення потреб конкретно своїх замовників, групи організацій, а також, не виключено, пропонувати свої послуги іншим регіонам. Вже є потенційні ЦЗО, які мають бажання створитися на регіональних рівнях. Але в будь-якому випадку їх не має бути багато. Адже їхня діяльність має бути ефективною, а продуктивності ЦЗО досягнуть здебільшого завдяки ефекту масштабу. Зрештою діяльність ЦЗО не така вже і дешева. Оскільки в таких установах мають працювати досвідчені професіонали, уповноважені особи, які знають свою справу, а послуги таких професіоналів досить висококонкурентні.

Скільки на сьогодні у вас уповноважених осіб у ЦЗО? Поділіться досвідом мотивації чи заохочення працівників.
У нас у штаті четверо уповноважених осіб.
У компанії дотримуємося принципу Agile-менеджмент. Працюємо за правилом не вертикальної, а горизонтальної організації. Кожен співробітник досягає результатів не на основі примусу, а на поставлених цілях і самоконтролі. Тобто керування, спрямоване на лідерство. Скажімо, є завдання, і лідер проекту пропонує своє рішення, але він не нав’язує його іншим. І водночас є колективний контроль, бо всі ми спрямовані на спільний результат – кожен бачить, що і як роблять його колеги. До речі, такий метод управління проектами всередині компанії прийшов із ІТ-сфери.

Чи планують у системі створити окремий кабінет для ЦЗО?
Так. У системі буде передбачено окремий кабінет для ЦЗО. Сьогодні його ще розробляють. В системі ProZorro буде окремий статус замовника – ЦЗО. І через кабінет інші замовники будуть передавати на ЦЗО свої закупівлі. Тобто це як кабінет замовника, але з окремим функціоналом для нас. Щодо окремої системи ЦЗО, її не передбачено, все буде відбуватися через систему ProZorro. Усі ЦЗО, які в системі, будуть бачити замовники і самі вирішувати, кому саме адресувати свої закупівлі.

Де ви бачите свій прибуток? Це будуть кошти від необов’язкових замовників?
Постанова передбачає два варіанти фінансування ЦЗО. Якщо вона створена для обов’язкових замовників, організатор ЦЗО має забезпечити фінансування з місцевого чи центрального бюджетів, тоді для його замовників послуги ЦЗО – безкоштовні. Якщо ж ЦЗО створено, і в них не визначено обов’язкових замовників, тоді добровільний замовник сплачує за послуги. Тарифи за такі послуги визначені у Постанові. Але якщо тендер було відмінено або він не відбувся, тоді замовник не сплачує винагороду за наші послуги.

Фіксований відсоток плануєте вводити?
Сьогодні ситуація з відсотками така, як їх передбачили у Постанові. З відсотком за проведення процедур закупівель зрозуміло – він береться від очікуваної вартості. А от винагороду ЦЗО для закупівлі через рамкову угоду визначають як відсоток, розрахований від очікуваної вартості всієї рамкової угоди за весь строк її дії. Та в будь-якому разі чим більший обсяг закупівлі – тим менша вартість послуг для замовників.

Чи не створять такі цифри негатив у спільноті? Як вважаєте?
Для нас важливо, що думають про нас наші замовники. Під час пілоту активно працювали з 15-ма. Деякі з них відверто кажуть, що з нами планують працювати й надалі. Вони отримали завдяки нам високу економію, позбулися «головного болю». Тому деякі замовники, що мають великі обсяги закупівель, мають бажання працювати через ЦЗО. І навіть оплата до 3% за послуги їх не відлякує. Але кошти на це мають бути закладені у їхніх бюджетах.

В інтересах яких замовників плануєте проводити обов’язкові для них закупівлі? Чи маєте план залучення таких замовників?
Сьогодні мова не йде про обов’язковість замовників. Ми працюватимемо на добровільних засадах і послуги будемо надавати тим, хто цього бажає. Вважаю, що добровільний підхід, коли замовник передає закупівлі на ЦЗО за своєю волею – більш перспективний. Адже будь-який примус у нашій країні сприймають негативно. До того ж необов’язковість замовника звертатися до ЦЗО буде стимулювати останніх виконувати якісніше свої функції та бути більш клієнтоорієнтовним.

Про електронні каталоги. Кваліфікація учасників для включення в каталог платна чи безкоштовна? Який період кваліфіковані учасники будуть в каталозі?
Наголошу, е-каталог – майбутній електронний інструмент для допорогових закупівель. ЦЗО як його адміністратор кваліфікує постачальників та перевіряє їхні товари на відповідність встановленим вимогам. При цьому замовнику не потрібно робити оголошення про закупівлю. Всього за кілька кліків, спираючись на стандартний набір технічних вимог, замовник зможе знайти необхідний товар у каталозі та зробити замовлення.
Маємо вже 18 кваліфікованих учасників. Перелік документів, які ми вимагаємо від учасників, відкритий та опублікований на сайті ProZorro⁴.
Перелік вимог до учасників ми узгодили з усіма учасниками Меморандуму⁵. І вони є базовими: перевірка учасника в базах даних, надання підтвердження досвіду виконання аналогічних договорів у вигляді видаткових накладних (не менше 20-ти), аби підтвердити фактичне постачання групи товарів за конкретним кодом.

А який період кваліфікації?
Поки ми в пілоті, не встановлювали строку кваліфікації, адже пілот короткий. Нам ще потрібен час, аби зрозуміти, як це буде працювати, та встановити вимоги до строку кваліфікації. Але вважаю, часта перекваліфікація не потрібна, адже основне наше завдання – полегшити роботу як замовникам, так і постачальникам. Припускаю, що вона буде проходити не частіше, ніж один раз на рік.
Редакція журналу дякує за розмову п. Євгенію Сільверстову

¹Далі – ЦЗО

²Ідеться про Постанову КМУ від 27.12.2018 № 1216 «Про особливості створення та діяльності централізованих закупівельних організацій». Вона, зокрема, регламентує механізм визначення новостворених та/або існуючих юридичних осіб як ЦЗО. Крім того, визначає порядок їхньої діяльності, особливості співпраці із замовниками.

³Agile-менеджмент дозволяє на всіх рівнях планувати, проектувати роботу та створювати команди так, аби забезпечувати високу адаптивність бізнесу до мінливих умов ринку та бізнес-середовища. Цей підхід застосовують для підвищення залученості клієнтів компанії, сприйняття змін, ефективної взаємодії та досягнення результатів.

⁴Перелік документів для кваліфікації учасників див. тут: https://prozorro.gov.ua/news/umovi-priyednannya-postachalnikiv-do-e-katalogu-administratorom-yakogo-vistupaye-derzhavna-ustanova-profesijni-zakupivli

⁵Меморандум щодо реалізації пілотного проекту «Електронні каталоги». Учасниками Меморандуму є ДП «Прозорро», ДП «Медичні закупівлі України», ДУ «Професійні закупівлі» та чотири електронні майданчики, які погодились взяти участь в пілоті.