Костянтине, вітаємо із новою посадою та сподіваємося на високий рівень організації роботи відділу, який Ви очолюєте! Розкажіть детальніше про свій досвід у сфері публічних закупівель.
У 2010 році я долучився до роботи у Малій академії наук України. Через рік установа отримала статус Національного центру, що зумовило стрімкий розвиток сфери наукових досліджень, а разом з цим відкрило потреби у закупівлях і створенні тендерного комітету. Довелося будувати ці процеси з нуля. Організація ще не мала досвіду у на той час «державних» закупівлях. Перші закупівлі відбувалися у «паперовому» форматі, коли оголошення друкувалися у бюлетені. Спектр закупівель був досить насичений: від звичайної «канцелярки» і палива до визначення співвиконавців у прикладних дослідженнях, а за останні два роки довелося навіть здійснювати імпорт товарів, закупівля яких відбувалася через систему «Prozorro» за участю нерезидентів. За 10 років це був досить вагомий досвід, який беззаперечно стане у нагоді під час роботи в Департаменті.

Яка структура відділу надання консультацій з питань публічних закупівель? Яка кількість та обов’язки спеціалістів?
На сьогодні відділ – це невеликий колектив (чотири спеціалісти). Аби потрапити на роботу у відділ, потрібно пройти спеціальний відбір через конкурс, передбачений для роботи на державній службі. Але, попри малу кількість співробітників, робота виконується досить ефективно, адже всі зацікавлені у виконанні своїх обов’язків завдяки професійно налагодженим процесам взаємодії між структурними підрозділами у Департаменті, очолюваному директоркою Лілею Лахтіоновою, яка вміє надихнути колектив не тільки на генерацію ідей, впровадження цікавих проєктів, а й на виконання простої і рутинної операційної роботи.

Яка мета надання консультацій суб’єктам сфери закупівель?
Метою консультування є надання суб’єктам сфери закупівель роз’яснень щодо застосування норм чинного законодавства. З 2015 року Україна підписала Угоду про асоціацію з ЄС та зобов’язалась гармонізувати законодавство відповідно до «Acquis ЕС», тому весь час ми отримуємо нові зміни, що вимагає постійного оновлення консультативної бази, а отже, робота у відділу завжди є.

Якими способами можна отримати консультацію від Департаменту?
Сьогодні для зручності суб’єктів сфери реалізовано три основні способи звернення через інформаційний ресурс Мінекономіки (Уповноваженого органу).
По-перше, знайти відповідь на своє запитання можливо, ознайомившись з аналогічною «проблематикою», якщо така вже розглядалась, серед масиву «запитання-відповідь». Для цього потрібно скористатися пошуковою системою у розділі «Консультації». Для зручності реалізований механізм фільтрування запитів, наприклад, за темою або тегом.
По-друге, з 2016 року ведеться база «узагальнених листів», які формуються Департаментом. Так, саме Департаментом, тому що для формування конкретної відповіді щодо певної норми законодавства має бути узгоджена позиція усіх структурних підрозділів, таких як нормативно-правовий відділ або відділ політики чи методології. Часто питання потребують узгодження з іншими органами виконавчої влади. Тоді ми формуємо відповідний запит до органу, до площини компетенції якого належать питання. Після отримання відповіді готуємо власну позицію. Так само в розділі реалізована пошукова система, за допомогою якої запитувач може знайти листа, в якому є відповідь на його питання.
По-трете, коли перші два способи не спрацьовують, є можливість поставити питання напряму (у розділі «Задати запитання»). З цього моменту й починається основна робота. Головний спеціаліст, отримавши запитання, починає роботу над ним: визначає суб’єкта сфери (замовник, учасник чи інша зацікавлена особа), суть питання та класифікує його за складністю. Наприклад, коли порушене питання вже розглядалось раніше, спеціаліст відшукує його в базі (про яку ми говорили раніше) та надає відповідь з посиланням на відповідний лист. Натомість коли питання має складний характер або перебуває на межі застосування одночасно двох норм закону чи навіть кількох законів, тоді до розгляду долучаються і спеціалісти з інших підрозділів Департаменту, а за потреби – й консультанти з інших органів влади.
Також нерідко трапляються випадки, коли запитання надсилається у тривіальний спосіб на «паперовому носії». Алгоритм роботи з таким запитом аналогічний, але потребує додаткових витрат часу через пересилання паперового конверта.

Як часто Ваш відділ отримує відповідні звернення?
Загалом за консультаціями звертаються приблизно до 10 разів на день. За 2020 рік надійшло більше 2100 звернень, що вдвічі більше ніж у 2019-му. Аналіз цих звернень показав, що найбільшої зацікавленості та потреби у роз’ясненнях потребувала одна з новел закону – спрощені закупівлі. Тобто в учасників з’явилася можливість конкурувати за договори, які раніше просто з’являлися у системі як звіти про укладені договори і сума не рідко складала 190 або 199 тисяч. Водночас у замовників нова модель закупівель викликала низку аргументованих питань. Адже хоча й механізм спрощених закупівель чітко прописаний у законі, «спрощені» не є процедурами закупівель і дещо відрізняються від них.
Особливо чутливою є тема оскарження у спрощених закупівлях, адже законом не передбачений механізм звернення до Антимонопольного комітету з приводу захисту прав учасника, але варто пам’ятати, що спрощені закупівлі відбуваються за нормами закону, порушення яких тягне за собою відповідальність. Крім того, будь-які протиправні або незаконні дії можна врегулювати чи оскаржити за нормами Господарського та Цивільного кодексів тощо.

Як систематизуються ці питання? Як проходить пошук по базі, коли є аналогічні?
Наприклад, один з узагальнених листів № 3304-04/28729-06 був використаний у консультаціях більше 270 разів. У змісті листа розкривається низка найпоширеніших питань щодо щодо так званих «допорогових» закупівель. Зокрема, коли замовник має оприлюднювати звіт про договір, укладений без використання системи, а коли ні? Як оприлюднити звіт, коли предметом договору є кілька предметів закупівлі? Які етапи проведення спрощених закупівель? А також приклади та алгоритми здійснення закупівель.
Звісно, трапляються і конкретні запити, наприклад: «Чи буде вважатися порушенням укладення окремих прямих договорів без використання системи електронних закупівель за предметами 45421146-9 – Монтаж підвисних стель та 45432110-8 – Монтаж підлоги?». Для відповіді на такі питання ми пропонуємо суб’єкту ознайомитися з узагальненими листами на відповідні теми: «про порядок визначення предмета закупівлі», «щодо закупівлі робіт» тощо, аби у нього була можливість максимально зануритись у проблематику та самостійно прийняти рішення. Адже Уповноважений орган формує та реалізує державну політику у сфері, а завдання Департаменту – створити базу актуальних знань з подальшим її наповненням, яка надалі допоможе замовникам приймати ефективні та професійні рішення. Зрештою консультація – це не спонукання до ухвалення рішення, а фахова порада. До речі, функцію контролю та попередження порушень законодавства здійснює Державна аудиторська служба.

Ви якось отримуєте зворотній зв’язок від користувачів? Чи зручний для них сервіс?
Є практика опитування замовників на предмет задоволеності роботи «Інфоресурсу». Для цього створюється анкета, у яку закладаються питання, відповіді на які мають дати feedback від користувачів ресурсу щодо наявних проблем. Вона розсилається через базу ДП «Прозорро», з яким Департамент тісно співпрацює. Потім звіт за результатом опитування виноситься на розгляд Департаменту. Також інші структурні підрозділи можуть в опитуванні задавати й інші питання, які не стосуються безпосередньо «Інфоресурсу», для розуміння «стану справ у полі».

Які плани та цілі Вашого відділу на найближчий час?
Вже у березні має запрацювати оновлена система пошуку у розділі «Консультації», яка надасть розширені можливості для користувачів під час пошуку відповідей. Наприклад, з’явиться можливість шукати відповідь на запит за його номером. Тобто не потрібно буде, як зараз, встановлювати приблизні параметри: тему, дату і шукати свою відповідь, а можна буде просто вписати номер запиту, а система відшукає його.
Крім того, пошукова система буде доповнена вже звичними для користувачів логічними операторами як «та», «або», «за винятком». Це дасть можливість вишукувати аналогічні випадки шляхом компілювання термінів, які цікавлять суб’єкта, наприклад: відкриті торги «та» договір, електроенергія «та» ціна, планування «або» реорганізація, правонаступництво або «за винятком» спрощені. Тоді система підбере наявні у базі консультації, які відповідатимуть запиту, тобто прибере ті, в якій траплятимуться слова «спрощені», або знайде все, що стосується «правонаступництва, реорганізації та планування».

Водночас нині ми з колегами проговорюємо ідею (яка підтримується керівництвом директорату) щодо подальшого вдосконалення системи за допомогою інтеграції інтелектуального пошуку, чогось схожого на чат-бот. Такі технології вже досить широко застосовуються у багатьох бізнес-сегментах. Тобто впровадження автоматизованої системи сервісу для суб’єктів сфери, за допомогою якої користувач через «діалог зі штучним інтелектом» зможе знаходити відповіді на запитання (24/7), дозволить економити власний час, а для відділу це надасть можливість зосередитися на розгляді нових практичних ситуацій, які виникають, та узагальнювати їх.