Наприкінці кожного року замовники торгів розпочинають процедури закупівель для своєчасного забезпечення своїх потреб на початку наступного року. Доволі часто процес планування в листопаді-грудні носить хаотичний характер, адже замовники інколи зволікають зі своєчасним плануванням і проведенням необхідних процедур.
Передусім слід зрозуміти, що процес планування є запорукою успішної закупівлі, оскільки впливає на потенційну конкуренцію та дає можливість отримати оптимальну ціну в закупівлі.
Мінекономіки у своєму листі щодо планування закупівель вказує на те, що Закон не встановлює обов’язку складати та затверджувати РП на підставі кошторису (тимчасового кошторису), фінансового плану (плану асигнувань, плану використання бюджетних коштів).
І це логічно, адже в Законі також немає обмеження щодо початку планування потреб поточного року. Тож фактично замовники мають підготувати РП, виходячи із планових потреб у товарах, роботах чи послугах, сформувавши при цьому очікувану вартість предмета закупівлі, керуючись поточними цінами з урахуванням економічних факторів, які впливатимуть на ціну в наступному році, зокрема рівень інфляції.

Етапи ефективного планування
Формування та обґрунтування потреби
Визначення та обґрунтування потреби у закупівлі товарів, робіт або послуг необхідного обсягу відповідних видатків на наступний рік фактично здійснюється бюджетними організаціями в попередньому році на етапах складання проєктів кошторисів і розрахунків до бюджетних запитів.
Для формування потреби слід про- аналізувати фактичне використання товарів, робіт та послуг для забезпечення діяльності замовника у минулих періодах та з урахуванням запланованих поточних завдань замовника.

Визначення предметів закупівлі
ТК чи УО для складання та затвердження РП можуть використати деталізовану інформацію щодо видатків бюджету, що зазначена в розрахунках до кошторису, застосувавши при цьому правила визначення предмета закупівлі, які передбачені Наказом № 708.

Визначення очікуваної вартості
Для визначення очікуваної вартості слід використати положення Наказу № 275.
На цьому етапі доцільно використовувати як загальнодоступну інформацію щодо цін та асортименту товарів, робіт і послуг, яка міститься у відкритих джерелах (зокрема на сайтах виробників та/або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, у Prozorro та на аналогічних торгівельних електронних майданчиках, дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань, офіційних статистичних видань, зокрема іноземних, тощо), так і інформацію, отриману шляхом проведення ринкових консультацій.
Водночас у подальшому зазначена очікувана вартість таких закупівель може коригуватися після розгляду та затвердження відповідних кошторисів.

Віртуальне та фактичне планування
Процес планування закупівель – не лише внесення інформації в Prozorro, яка є фінальним етапом планування.
Кожен замовник насамперед має з’ясувати, до якого виду закупівлі зарахувати конкретний предмет закупівлі.
Для цього слід розробити «віртуальний план», який розробляється замовником «на папері» для внутрішнього користування й надає відповіді, де будуть закупівлі без використання електронної системи, а де слід провести конкурентну процедуру чи переговорну.
Лише після цього розпочинається «фактичне планування», коли замовник вносить у Prozorro інформацію про закупівлі, які планує розпочати.
Тобто створювати рядки плану доцільно лише тоді, коли ви стартуєте торги чи укладаєте прямий договір, по якому потрібно відзвітуватися.

Що слід запланувати в поточному році на наступний?
Рекомендуємо планувати лише процедури закупівлі, де ви точно знаєте, що буде перевищення існуючих порогів у Законі. Оскільки суми до 200 тис. грн – для товарів та послуг і 1,5 млн грн – для робіт не передбачають проведення тендера й можуть бути заплановані вже в 2021-му.
Оскільки в більшості випадків замовники проводять відкриті торги, потрібно орієнтуватись на те, що за звичайних умов така процедура проходить за 35-40 днів. Такі строки можливі, якщо ви не вносите зміни до ТД і не продовжуєте кінцевий строк її подачі чи якщо процедуру не оскаржують до АМКУ.

Якщо плануєте провести переговорну процедуру, оптимальний період для її планування та початку – друга половина грудня. Звичайно ж, якщо ви не плануєте пролонгації тендерного договору на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в такому договорі.
Якщо ви плануєте використати 20 %, то переговорну процедуру можна планувати вже в наступному році.

Як правильно показати план на майданчику?
Закупівлі, які ви розпочинаєте в поточному році і проводите для потреб 2021-го, зараховуються до річного плану 2021-го. При цьому місяць орієнтовного початку процедури закупівлі має відповідати тому місяцю, в якому ви плануєте оприлюднити оголошення про проведення відкритих торгів чи спрощеної закупівлі або повідомлення про намір укласти договір (якщо застосовуєте переговорну процедуру закупівлі).

Приклад рішення ТК чи УО:
«1. Затвердити річний план закупівель на 2021 рік.
2. Оприлюднити відповідну інформацію в електронній системі закупівель у порядку, передбаченому згідно зі ст. 4 Закону України «Про публічні закупівлі».

Технічні особливості оприлюднення РП у системі
Нова редакція Закону визначила перелік інформації, яка має міститися у РП.
Зокрема, ст. 4 Закону визначає, що у РП повинна бути така інформація:
1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, його категорія;
2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
3) розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі;
4) код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);
5) вид закупівлі та орієнтовний початок проведення:
….
Prozorro ще повністю не адаптована до нової редакції закону та не в повній мірі відображає на сторінці плану закупівель інформацію, яка передбачена ст. 4 Закону.

Статуси РП у системі
У РП закупівель є такі статуси: запланований, оголошено тендер, скасовано.
Кожен план закупівлі, що формує річний план замовника, буде створюватися у статусі «запланований». Цей статус означає, що план опубліковано та очікує оголошення тендера. На цьому етапі у замовника є можливість його редагувати або скасувати.
Якщо у замовника відпадає потреба, план переходить у статус «скасований», який є кінцевим і не передбачає можливості внесення змін.
Після оголошення процедури закупівлі у плані з’являється статус «Оголошено тендер». Це означає, що план виконав своє призначення і процес перейшов на етап закупівлі, результат якої можна буде відслідкувати завдяки розробці «Зв’язка план-тендер». Цей статус є кінцевим і не передбачає можливості внесення змін.