Грудень 2019
КОНСАЛТ ІНФО №11 (17)

Практичні рішення від провідних тендерних експертів

Вартість:
від 190 грн
СЕРГІЙ САГУН
НОВІ ТЕХНОЛОГІЇ Й УДОСКОНАЛЕННЯ СИСТЕМИ – ГОЛОВНЕ НАШЕ ЗАВДАННЯ
SmartTender є одним із найбільших електронних майданчиків системи Prozorro. Саме вони у 2015-му долучилися до розроблення і втілення ідей команди реформи публічних закупівель. Сьогодні майданчик пропонує користувачам чимало новітніх функцій, про які ми поговорили з Сергієм Сагуном – СЕО SmartTender

У 2015-му SmartTender був одним із перших майданчиків, які увійшли в систему Prozorro. Розкажіть про свою появу на цьому ринку та ваших перших клієнтів.
Як електронний торговельний майданчик ми працюємо з 2013-го року, тобто на ринку електронної комерції існували ще до запуску системи Prozorro. Найкращі практики тоді SmartTender.biz перейняв у материнської компанії IT-Enterprise, яка вже понад 30 років розробляє ІТ-рішення для автоматизації великих підприємств.
На той час ми вже мали робочий майданчик – дієве рішення для бізнесу, розвитком якого відтоді займаємося. У 2015-му до нас звернулася команда реформи Prozorro з запитом на створення системи електронних публічних торгів для держави. Та, напевно, тоді всі не розуміли до кінця, наскільки успішним буде цей проєкт. Звісно, було загальне розуміння, що потрібно вносити зміни у країну, а також повна довіра до команди проєкту – Мінекономіки й Трансперенсі Інтернешнл Україна, які взялися адмініструвати першу ЦБД. І ми як бізнес, як частина вже комерційного ринку, не могли бути осторонь і хотіли зробити свій внесок у розвиток держави.
За час пілоту Prozorro одним із перших користувачів майданчика стала така компанія як ДП НАЕК «ЕНЕРГОАТОМ», яка є оператором чотирьох діючих атомних електростанцій України і на сьогодні є нашим стратегічним партнером у сфері публічних закупівель і продажів. Для цієї компанії ми зробили проєкт об’єднаних планів закупівель за всіма філіями. Саме такі замовники й були двигунами реформи. Але це не єдине підприємство, якому ми надали не тільки майданчик з проведення закупівель, а й сервіс з управління цим процесом. Так, для акціонерного товариства «Укртрансгаз» було запроваджено бізнес-процес узгодження закупівель між центральним апаратом і філіями, а для АМПУ налаштовано бізнес-процес планування закупівель на рівні головної організації.

У цьому році деякі майданчики, зокрема й ви, отримали сертифікати КСЗІ¹. Цей сертифікат підтверджує стійкість вашого майданчика до стороннього втручання. Якими були критерії отримання сертифікату?
КСЗІ повинні мати усі майданчики, підключені до ЦБД². Важливо розуміти, що це не просто сертифікат, а ціла система, яка складається з організаційної та технічної частин.
Технічні засоби – це низка програм і технічних рішень, які запобігають і моніторять можливість втручання у систему. А ось організаційні – це накази про призначення відповідальних, інструкції і регламенти функціонування та реагування на можливі інциденти, оформлене документально й узгоджене з ДП «Прозорро» та Державною службою захисту інформації технічне завдання на систему. Таку систему ми не тільки побудували, але і пройшли державну експертизу в незалежного експерта й отримали атестат відповідності, що підтверджує потрібний рівень захисту від будь-якого несанкціонованого доступу.

Чесна комунікація з користувачами в такі моменти – це запорука довгострокових відносин.

Згадуючи технічні збої у роботі системи 2018-го, виникає питання – як побудована ваша робота в таких випадках?
Зауважу, що подібні збої бувають, по-перше, через інфраструктуру. Щодо згаданого вами випадку – тоді у вересні минулого року через технічні несправності у провайдера інтернету в частини користувачів Києва і восьми майданчиків трапився перебій у роботі. З цієї ситуації ми винесли уроки, врахували важливі моменти щодо таких випадків. Крім того, що ми постійно стежимо за навантаженням серверів, системи та різних її компонентів, нині маємо потужності в запасі. Є резервування – як за даними, так і щодо провайдеру інтернету. Зараз я можу запевнити, що система захищена від примх обладнання.
Тут треба додати, що чесна комунікація з користувачами в такі моменти – це запорука довгострокових відносин. Коли ми вже зрозуміли, що усунення цього технічного обмеження буде тривати деякий час, а є учасники, у яких закінчується термін подання пропозиції, ми радили подати таку пропозицію через інший майданчик, щоб не зірвати можливість участі в тендері. Такі постачальники і зараз з нами, саме тому, що ми будуємо партнерські стосунки з побудови спільного досвіду.
Щодо надійності сервісу через роботу програмного забезпечення, то з цим ми працюємо так: у нас є автотести на всі базові процедури, необхідні для роботи з ЦБД Prozorro й обміну даними з нею. Усі ці процедури стандартизовані, прописані у сценаріях. Окрім автотесту, є ручне тестування. Кожен реліз, кожне оновлення системи проходить низку тестувань, протягом яких виправляються помилки, якщо вони є.

Тому кожен місяць ми аналізуємо зворотній зв’язок від клієнтів і намагаємося почути всі запити ринку.

Тобто всі доопрацювання у системі спочатку проходять тестування у вас всередині, а вже потім ви їх відкриваєте для користувачів?
Так. Та ще потрібно розділяти два види таких функціональних доопрацювань. Одні – пов’язані зі змінами, які ініціює саме ДП «Прозорро». Наприклад, зміни у зв’язку з новим Законом «Про публічні закупівлі». Особливість таких доопрацювань у тому, що всі майданчики працюють синхронно з ЦБД, і будь-яка зміна в системі не може відбуватися на одному із них, а всі зміни відбуваються одночасно на всіх майданчиках Prozorro. Тому будь-які зміни, що відбуваються централізовано, відбуваються спочатку в тестовому середовищі, так званій «пісочниці», перевіряються. Потім в один час проводиться реліз на всіх майданчиках, після чого знову тестується, і вже потім запускаються нововведення.
Усі майданчики працюють в унісон, а контролює строки тестування, впровадження нових технічних функцій проєктний офіс ДП «Прозорро».
Інші доопрацювання – це ті, що направлені на спрощення роботи користувача, зручність інтерфейсу або додаткові і супутні сервіси. Такі ми робимо самостійно.

Є вже близько 200 замовників, які скористалися Prozorro market. Він є досить вигідним як для замовника, так і для учасника.

Подібні зміни впливають на кінцевого користувача. Тому кожен місяць ми аналізуємо зворотній зв’язок від клієнтів і намагаємося почути всі запити ринку. За необхідності оптимізуємо систему пріоритетів із впровадження того чи іншого вдосконалення сервісу.

ДП «Прозорро» заявило, що вони йдуть до електронної документації. Нещодавно з’явилася новина про е-контракти. Як ви бачите їхню реалізацію в системі? Що робите для того, щоб реалізувати цю новацію й інші мініпілотні проєкти, наприклад, Prozorro market?
На сьогодні Prozorro market (електронні каталоги) ще працює як пілотний проєкт. Та з квітня наступного року буде вже врегульований законом. Цей інструмент заклали в нову редакцію закону, бо пілот показав, що він реально працює – кількість постачальників, кваліфікованих у системі, постійно зростає. Є вже близько 200 замовників, які скористалися Prozorro market. Він є досить вигідним як для замовника, так і для учасника.

Єдине питання, що потребує зараз врегулювання – це допуск ДКСУ електронних договорів до оплати.

Так, замовник має вибір – провести допорогову закупівлю або ж зайти на Prozorro market й подивитися перевірених постачальників, які вже виставили свої товари в каталог, натисканням однієї-двох кнопок обрати потрібний товар і замовити як в інтернет-магазині «Розетка». Звичайно, в Prozorro market асортимент товарів поки що невеликий, але він постійно поповнюється.
Щодо е-контрактів, то це – окремий пілотний проєкт у межах держави. Він розрахований до 2024-го року – на 5 років. Якщо говорити про те, як це працює, то знову згадаємо Prozorro market. Після «оформлення замовлення» завжди треба підписувати типовий контракт із постачальником. Коли в обох сторін є можливість накласти електронний підпис, це набагато спрощує систему, скорочує термін взаємодії.
Єдине питання, що потребує зараз врегулювання – це допуск ДКСУ³ електронних договорів до оплати. Зараз казначейство не приймає електронні договори, саме тому пілот має торкнутися державних органів для того, щоб цей контракт існував не просто заради контракту, а щоб його потім було можливо відправити в казначейство для оплати без використання паперу.
На нашому майданчику є зовнішній електронний документообіг – SmartSign. До речі, самі його ми використовуємо для всіх наших клієнтів, з якими працюємо. Всі акти ми виставляємо в електронному вигляді, і у постачальника є можливість або накласти КЕП⁴, або, якщо він поки ще працює по-старому, завантажити акт із системи, роздрукувати та надіслати нам поштою. Але ми всіляко стимулюємо партнерів працювати з електронними документами, бо це зручно, швидко і в десять разів дешевше, ніж звичайне відправлення документів листом Укрпоштою, не кажучи вже про доставку кур’єром – і це не просто цифра, ми дійсно рахували.

Які канали комунікації пропонуєте своїм користувачам?
Чути кожного клієнта – одне з наших головних завдань. Ми комунікуємо через такі канали як електронна пошта, Viber і Telegram. Усі повідомлення дублюються в особистому кабінеті користувача. Звісно, також є зворотний зв’язок на майданчику, телефонний канал і замовлення дзвінка (передзвін). Ми застосовуємо усі можливі канали комунікації, які зараз є, тому що клієнтоорієнтованість і зручність у спілкуванні – зараз першочергові цінності.
Одним із прикладів використання нами каналу Viber – це, по-перше, існування на сайті номеру Viber, за допомогою якого можна просто написати повідомлення і миттєво отримати відповідь. По-друге, спільнота замовників у Viber, де ми моментально повідомляємо про важливі новини.

Основні плани на першу половину 2020-го – розроблення змін, необхідних для технічного впровадження нового Закону «Про публічні закупівлі».

А якщо говорити про постачальників. Які ви пропонуєте їм функції та як комунікуєте з такими користувачами?
Для постачальників у нас є чат-бот, у якому вони за запитом можуть миттєво відстежувати, що відбувається із закупівлею, підписатися на конкретну закупівлю чи подію щодо своєї закупівлі. Ми намагаємося надавати користувачеві максимум сервісу з одного екрану.
Щодо додаткових послуг – у нас є функція «замовити юридичну консультацію» як для замовника, так і для організатора торгів. Наш юридичний відділ надає послуги з підготовки або перевірки пропозиції учасника торгів на відповідність законодавству та вимогам тендерної документацїї, допомагає підготувати скаргу в АМКУ⁵ та відстояти свої права.
Також через наш майданчик можна у два «кліки» замовити довідку МВС, що необхідна постачальнику для участі в торгах. У переможця торгів є всього 5 календарних (навіть не робочих) днів для надання довідки. У нас її можна отримати всього за 3 дні.
Окрім цього, просто з сайту є можливість замовити банківську гарантію в одного з 16 банків-партнерів. Ми не обмежуємо цей список – у нас немає ексклюзивного партнерства. Будь-який банк, який хоче давати гарантію, може запропонувати нам співробітництво.
У розрізі співпраці з банками цього року ми також впровадили послугу факторингу, так зване «фінансування угод». Сенс цієї послуги в тому, що за умови відстрочки платежу від замовника постачальник може отримати у банку фінансування та замість того, щоб заморожувати кошти й чекати на оплату, він може брати участь в наступному тендері та здійснювати наступну поставку. На сьогодні ми вступили в партнерство с чотирма банками, але готові збільшувати цю кількість. По суті через те, що факторинг дозволяє поповнювати оборотні кошти учасника торгів, а отже – дозволяє йому брати участь у наступних тендерах, ця послуга також допомагає збільшити конкуренцію в системі в цілому.

Постійним завданням з року в рік є удосконалення інтерфейсу, зручності користувача, спрощення роботи, автоматизація однотипних дій.

Розкажіть про ваші плани на майбутнє.
Основні плани на першу половину 2020-го – розроблення змін, необхідних для технічного впровадження нового Закону «Про публічні закупівлі». Це розроблення, тестування, включення усіх змін щодо нового закону. У цьому напрямі ми працюємо разом із ДП «Прозорро» за технічним завданням і паралельно з іншими майданчиками будемо впроваджувати ці доопрацювання.
Звичайно, далі буде розвиватися Prozorro market і з точки зору маркетингу, і з точки зору зручності користувача, а також наповнення каталогу товарами і навчання замовника працювати з цим каталогом.
У квітні ми плануємо запуск пілоту е-контрактів. Постійним завданням з року в рік є удосконалення інтерфейсу, зручності користувача, спрощення роботи, автоматизація однотипних дій.
SmartTender – не тільки державні закупівлі, а ще й великий ринок комерційних торгів, який росте – ми бачимо тенденцію розширення цього ринку. Якщо на початку треба було пояснювати, що таке електронна система закупівель, як це економить час і кошти, то зараз бізнес розуміє переваги та долучається до електронних закупівель усе активніше.

Також особливо добре систему вдосконалюють наші замовники – часто зворотній зв’язок щодо роботи майданчика стає в подальшому технічним завданням для розробки.

Чи подобається вам ваша робота? Що полюбляєте ще, окрім закупівель?
Насправді моя робота приносить мені задоволення щодня, тому що ми постійно працюємо з новими технологіями. Ми застосовуємо і аналізуємо новітні інструменти і завдяки ним вдосконалюємо сервіс. Наприклад, нещодавно в колаборації з корпорацією Microsoft ми розробили предиктивну модель, яка може з високою вірогідністю передбачати шанси на перемогу в торгах. Дана предиктивна модель була створена на базі принципів Machine Learning. Для того, щоб домогтися високої точності в прогнозуванні, був проведений аналіз наборів даних державних і комерційних торгів за період останніх чотирьох років. Було проаналізовано активність 277 586 постачальників і 39 753 організаторів з 7500 групів товарів.
Також особливо добре систему вдосконалюють наші замовники – часто зворотній зв’язок щодо роботи майданчика стає в подальшому технічним завданням для розробки.
Щодо хобі, то мої фаворити – це велоспорт і біг. Разом із колегами ми успішно пройшли етап гонки Race Nation у Києві. Також ми брали участь у благодійному забігу під каштанами. Я впевнений, що ми будемо це розвивати і продовжувати такі спільні заходи й надалі, тому що це не тільки про силу тіла, але й про згуртованість команди та зарядженість на наступні перемоги. Вже маю охочих долучитись до майбутніх таких випробувань.

¹Сертифікат комплексної системи захисту інформації.
²Центральна база даних системи Prozorro.
³Державна казначейська служба України.
⁴Електронний цифровий підпис.
⁵Антимонопольний комітет України.
СЕРГІЙ САГУН
CEO SmartTender
Цікаві теми номеру
ТЕМА НОМЕРА
6 СТОР.
НОВІ ТЕХНОЛОГІЇ Й УДОСКОНАЛЕННЯ СИСТЕМИ – ГОЛОВНЕ НАШЕ ЗАВДАННЯ

SmartTender є одним із найбільших електронних майданчиків системи Prozorro. Саме вони у 2015-му долучилися до розроблення і втілення ідей команди реформи публічних закупівель. Сьогодні майданчик пропонує користувачам чимало новітніх функцій, про які ми поговорили з Сергієм Сагуном – СЕО SmartTender

«Чути кожного клієнта – одне з наших головних завдань.»

12
ПЛАНУВАННЯ

Звіти про всі укладені договори з квітня: правила оприлюднення та агрегація потреби

20
ПЛАНУВАННЯ

Проблеми дотримання вартісних меж під час вибору процедури закупівлі

15
НОВИЙ ЗАКОН

Технічне завдання: головні та додаткові вимоги

24
НОВИЙ ЗАКОН

Нові підстави для відмови в участі у тендері

32
ТЕНДЕРНА ПРАКТИКА

Послуги із заправки та регенерації картриджів: рекомендації замовникам

40
ТЕНДЕРНА ПРАКТИКА

Нецінові критерії та перспективи їхнього використання

46
ЦЗО

Закупівля через ЦЗО: у чому переваги для замовників

ВАЖЛИВІ ТЕМИ НОМЕРА
01
Звіти про всі укладені договори з квітня: правила оприлюднення та агрегація потреби
02
Нові підстави для відмови в участі у тендері
03
Нецінові критерії та перспективи їхнього використання
04
Закупівля через ЦЗО: у чому переваги для замовників
SmartTender

Давненько ми не говорили про закупівлі з представниками системи та ключовими особами в галузі. Сьогодні до вашої уваги інтерв’ю з СЕО SmartTender Сергієм Сагуном. Він поділився технічними планами на новий рік та баченням роботи нової віхи у закупівлях.
Також у цьому номері про:
• дотримання вартісних меж при обранні процедури;
• поради щодо формулювання та складання тендерної документації для закупівлі за рамковою угодою;
• визначення та перспективи застосування нецінових критеріїв;
• чорний список учасників: що далі?
І це лише частина того, що ми підготували .

Знаю, нині ваші будні метушливі, а думки – про завершальні справи, та хочу, щоб ви і надалі залишалися з нами у 2020-му.
А не розлучатимемося ми, якщо ви вчасно передплатите журнал. Звертайтеся за номером телефону 0 800 30 30 31.

Будьмо разом!
Дякуємо за довіру,
з повагою головний редактор
Олег Кушнір