Січень 2021
КОНСАЛТ ІНФО №1 (31)

Практичні рішення від провідних тендерних експертів

Вартість:
від 270 грн
Михайло Стаєцький
Укрпошта як взірець якості побудови закупівельного процесу: досвід і поради

Михайле, ми чули про гарні відгуки слухачів бізнес-сніданку «Прозорро», де Ви брали участь та розповідали про лайфхаки у плануванні закупівель. Сьогодні хочемо, щоб Ви поділилися своїм досвідом із нашими читачами також. Отже, як Ви вважаєте, навіщо замовникам якісно та правильно планувати закупівлі?
Від якісної підготовки закупівлі залежить її успішність та ефективність. Розуміння та глибокий аналіз внутрішніх потреб необхідні для складання такого плану закупівель, який, по-перше, буде відповідати потребам та сприяти їхньому задоволенню, а по-друге, виключить ризики допущення порушень, пов’язаних з вимушеним поділом предметів закупівель і уникненням передбачених Законом процедур закупівель. Це убезпечить від притягнення до відповідальності уповноважених осіб, які будуть фахово, без нервів та страху, керувати такими ризиками.
Також слід зазначити, що річний план закупівель потрібен для інформування ринку про потреби замовника, що дозволяє підвищити рівень конкуренції в торгах.

З чого потрібно почати планування?
Почати слід з аналізу наявної потреби, під час якого надати для себе відповіді на три питання:
• Де мені брати інформацію про потреби?
• Яка саме інформація мені потрібна?
• Як мені організувати збір інформації?

Що може бути джерелом інформації про потреби?
Для одержувачів бюджетних коштів таким джерелом є матеріали, на підставі яких формувались показники проєктів кошторисів для розпорядників. Такі показники повинні враховувати вартісні фактори (індекси споживчих цін і цін виробників, ціни (тарифи) на товари, роботи та послуги). Для всіх інших замовників джерело інформації про потреби – це матеріали, на підставі яких формувались розрахунки витратної частини фінансового плану, та обґрунтування економічної доцільності запланованих витрат.
Такі розрахунки повинні бути дуже деталізовані, буквально до кожної номенклатурної позиції майбутніх договорів.

Які вимоги до інформації про потреби в закупівлях товарів, робіт і послуг треба висувати?
Форма і зміст такої інформації повинні забезпечити можливість якісної агрегації таких потреб за класами (4-ма цифрами) Єдиного закупівельного словника для точного визначення предметів закупівель відповідно до Порядку визначення предмета закупівлі та забезпечення можливості виконати вимоги Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі під час оприлюднення оголошень. Інформація про потреби повинна надійти до тендерного комітету або уповноваженої особи у розрізі номенклатурних позицій. Конкретна номенклатура буде формувати предмет закупівлі.

Залишається організувати збір такої інформації. Як забезпечити її надходження?
Тут я раджу залучити на свій бік керівника, адже від планування закупівель залежить правильне визначення виду процедури закупівлі з урахуванням вартісних меж згідно з законом. Якісне планування зменшує ризики бути притягненим до відповідальності за поділ предмета закупівлі з метою уникнення застосування процедур. Відповідальність поширюється зокрема і на керівників.
Отже, треба переконати керівника у необхідності прийняття організаційно-розпорядчого документа на рівні підприємства. Це можуть бути наказ, розпорядження або доручення, які би визначили вас володільцем процесу планування, строки надання інформації про потреби та форму, за якою інформація має бути надана.

Який наступний крок буде після отримання потрібної інформації?
Далі треба визначити очікувану вартість предмета закупівлі одним із методів, які пропонує Методика визначення очікуваної вартості закупівлі: порівняння ринкових цін, розрахунок на підставі попередніх цін, розрахунок на підставі регульованих цін. Розрахунок вартості робіт має окремий порядок, визначений державним стандартом.

Який метод обирає найчастіше Укрпошта?
Найчастіше ми використовуємо метод порівняння ринкових цін. Згідно із нашим положенням про тендерний комітет та уповноважену особу обов’язок визначати очікувану вартість предмета закупівлі покладено на ініціаторів торгів (внутрішніх замовників).
Вони шукають, збирають та аналізують загальнодоступну інформацію про ціни, а також отримують не менше 3-х письмових комерційних пропозицій від потенційних постачальників, приводять ціни до єдиних умов, виключають ціни, які суттєво відрізняються, та визначають нарешті середню ціну майбутнього предмета закупівлі.

Що робити далі із визначеною очікуваною вартістю всієї майбутньої потреби, яку зібрав замовник?
Треба визначити предмети закупівель. Тобто усі позиції потрібно відсортувати по кодах Єдиного закупівельного словника. Чим детальнішу інформацію ви отримаєте, тим точніше визначите предмети закупівель. Далі відповідно до вартісних меж за Законом ви визначаєте відповідні процедури для кожного з предметів закупівель.
Тут важливо розуміти, що від якості планування залежить рівень зниження ризиків, пов’язаних із поділом предметів закупівель.

Розкажіть коротко, як побудований процес планування у Вас в компанії.
Річний план Укрпошти щороку включає в себе приблизно 5000 позицій, понад 200 унікальних CPV-кодів за четвертим знаком. Загальний бюджет річного плану, як правило, сягає понад 2 млрд грн.
У нашій компанії діє положення про планування, яке чітко регламентує і розподіляє ролі та обов’язки всіх задіяних осіб.

Як розподілені ці ролі та обов’язки?
Ролі процесу планування, як і власне сам процес, описані в положенні про планування.
Відповідно до положення, інформацію про потребу у товарах, роботах та послугах агрегують і подають ініціатори закупівель. Вони і відповідальні за вибір коду ДК, визначення характеристик, кількісних показників та очікуваної вартості предмета закупівель. Це ті особи, які є генераторами потреби та які будуть керувати виконанням майбутнього договору.
Після цього агрегується потреба та визначаються закупівлі, які будуть централізовані та децентралізовані.
Пропозиції до плану закупівель раз на тиждень перевіряють і затверджують у нашій компанії дві особи тендерного напряму відповідно до розподілених обов’язків, а також фахівці фінансового департаменту в частині бюджетування закупівель. Оприлюднюють план уповноважені особи. В Укрпошті їх 17. Тобто кожен уповноважений публікує (планує) свої закупівлі.

Які інструменти ви використовуєте для організації процесу, в якому задіяно так багато виконавців? Де проводиться затвердження такого масиву даних, адже компанія дуже велика?
З планом закупівель ми працюємо на окремому майданчику, функціонал якого повністю прописаний під наші потреби за індивідуальним замовленням і технічним завданням. Усі особи, які подають, а після погодження і затверджують план на своїх рівнях, мають окремі кабінети на майданчику з чітко визначеними правами та обмеженнями, які відповідають їхнім ролям. Працює принцип так званого постадійного затвердження. Уповноважені особи перевіряють та подають інформацію, отриману від ініціаторів торгів. Тендерний відділ перевіряє та погоджує всі подані пропозиції. Після чого їх погоджує фінансова служба. Потім залишається опублікувати плани. Погодження та затвердження плану по компанії відбувається протягом двох днів, після чого уповноважені особи оприлюднюють самостійно кожна свої позиції. У цьому функціоналі можна дуже зручно та швидко знайти будь- яку позицію по ключових словах, коду Єдиного закупівельного словника або іншому показнику, фільтрувати будь-що, складати інформацію в окремі таблиці для аналізу. Також ми на своєму центральному рівні встановили певні обмеження у функціоналі майданчика, які дозволяють мати додатковий контроль порогів предметів закупівель, видів процедур або інші точки контролю. Іншими словами працюють заздалегідь встановлені обмеження по вибору типів процедур для певного коду, а також налаштовані попередження про можливе перевищення вартісних меж по кожному «допороговому» коду. Можна сказати, що процес планування наполовину автоматизований. Це неможливо було зробити без певної стандартизації сценаріїв вибору коду ДК у тій або іншій ситуації.
Фахівці тендерного напряму розробили наш внутрішній словник для вибору уповноваженими особами того чи того коду Єдиного закупівельного словника. В ньому зібрані всі предмети закупівель, які в нас закуповувались за останні два роки. Також ми там прописали певні правила, що стосуються виключень із Закону, із відповідними посиланнями на нормативну базу, щоб усі уповноважені однаково розуміли та застосовували такі виключення.
Для перевірки себе додатково використовуємо CPV Tool, створений Центром вдосконалення закупівель Київської школи економіки.
Взагалі багато приділяємо уваги методологічній частині проведення закупівель із відповідними комунікаціями та використовуємо всю можливу аналітику та доступну нам практику правозастосування законодавства сфери публічних закупівель.

Як Ви опрацьовуєте додаткові та непередбачувані потреби, адже все ідеально ніколи не буває?
Спочатку треба розібратись, чи це неякісне планування, за яке будуть нести відповідальність ініціатори (внутрішні замовники), чи це непередбачувана потреба або перерозподілені/додаткові/зекономлені кошти, або повторна закупівля, або розірвання договору чи інші подібні випадки.
Коли ми визначили причину виникнення такої додаткової закупівлі і вона непередбачувана, ми використовуємо положення локального нормативного акту – додатка до положення про планування. Цей документ про планування та здійснення закупівель товарів та послуг, потребу в яких неможливо було передбачити на початку року або на момент оголошення тендерної(-их) процедури(-р) закупівлі.
Якщо це дійсно непередбачувана потреба, то бажано мати документи, що доводять таку обставину, для того, щоб уникнути питань від контролюючих органів.
Як бачимо, чим якісніше на першому кроці зібрана інформація, тим якісніше будуть проведені процедури закупівель.

Отже, які основні чинники успішного планування Ви можете виокремити?
Основним і найголовнішим чинником, від якого залежить якість планування, є своєчасно отримана та повна інформація про потреби замовника. Своєчасність гарантують правильно побудовані процеси, а якість – чітко сформульовані володільцем процесу вимоги до такої інформації як за формою, так і за змістом.

Михайло Стаєцький
Керівник відділу планування закупівель та проведення тендерних процедур АТ «Укрпошта»
Цікаві теми номеру
ТЕМА НОМЕРА
8 СТОР.
Укрпошта як взірець якості побудови закупівельного процесу: досвід і поради

14
ТЕНДЕРНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Перелік формальних помилок: практика застосування

18
ТЕНДЕРНА ПРАКТИКА

24 години на виправлення помилок: чи можна дозавантажувати відсутні в складі тендерної пропозиції документи – погляди АМКУ, ДАСУ, судів

26
ОКРЕМА ДУМКА

Як оновити цінову пропозицію, не оновлюючи статистику моніторингів

32
РОБОТА В СИСТЕМІ

Як замовнику працювати з електронною тендерною документацією?

66
РОБОТА В СИСТЕМІ

Prozorro Market: новий інструмент «Запит цінових пропозицій»

38
ЗАПИТАННЯ - ВІДПОВІДІ

Переговорна процедура: відповіді на питання

43
УЧАСНИКАМ ПРО ТОРГИ

Проблеми бізнесу під час участі у публічних закупівлях та шляхи їхнього вирішення

48
СУДОВА ПРАКТИКА

Чи має право Держаудитслужба вимагати розірвати договір про закупівлю?

53
МОНІТОРИНГ

Порушення замовників, виявлені під час проведення моніторингів

56
ЗАКУПІВЛЯ ТОВАРІВ

Закупівля канцтоварів

61
ПРАКТИКА ОСКАРЖЕННЯ

КЕП: чи обов’язково підписувати тендерні пропозиції саме токеном?

ВАЖЛИВІ ТЕМИ НОМЕРА
01
ЧИ МАЄ ПРАВО ДЕРЖАУДИТСЛУЖБА ВИМАГАТИ РОЗІРВАТИ ДОГОВІР ПРО ЗАКУПІВЛЮ?
02
ЯК ОНОВИТИ ЦІНОВУ ПРОПОЗИЦІЮ, НЕ ОНОВЛЮЮЧИ СТАТИСТИКУ МОНІТОРИНГІВ
03
КЕП: ЧИ ОБОВ’ЯЗКОВО ПІДПИСУВАТИ ТЕНДЕРНІ ПРОПОЗИЦІЇ САМЕ ТОКЕНОМ?
04
ПЕРЕГОВОРНА ПРОЦЕДУРА: ВІДПОВІДІ НА ПИТАННЯ
Останній місяць літа приніс чимало новин у життя закупівельників. Про головні з них у цьому номері.

Розпочинаємо закупівельний рік з випуску, в якому зібрали для вас найактуальніший матеріал.

Сподіваємось, наші читачі та читачки отримають задоволення від ознайомлення зі змістовним інтерв’ю на тему організації процесу планування закупівель на підприємстві із професіоналом у сфері та активним учасником закупівельної спільноти Михайлом Стаєцьким – керівником тендерного відділу АТ «Укрпошта» і членом нашої редакційної колегії.

Отримавши сили та натхнення під час новорічних свят, зібрали для вас останню резонансну практику контролюючих органів і суду щодо правила «24 годин».

Враховуючи велику кількість болючих та актуальних питань щодо переговорної процедури, зібрали їх до купи та дали чіткі відповіді.

Про учасників ми також ніколи не забуваємо. Читайте із перших уст про проблеми бізнесу під час участі у публічних закупівлях.

Кожен із замовників проводить закупівлю канцтоварів. У січневому номері надаємо приклад встановлення кваліфікаційних критеріїв і технічної специфікації.

У поточному році плануємо ділитися із вами найякіснішим матеріалом та актуальною практикою.

Успіхів та наснаги вам у 2021-му!

З повагою, команда журналу та головна редакторка Вікторія Кутєпова, заступниця керівника відділу планування та проведення тендерних процедур АТ «Укрпошта»