Продовження воєнного стану жодним чином не вплинуло на проведення Держаудитслужбою перевірок публічних закупівель. Наразі ДАСУ та її міжрегіональні територіальні органи відповідно до Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансовго контролю» забезпечують здійснення контролю через проведення моніторингу закупівель.

Сьогодні розберемо результати найсвіжіших моніторингів  переговорної процедури та спробуємо розібратися на що саме аудитори звертають увагу за умов, якщо двічі не відбулися відкриті торги.

Відповідно до п.1 ч.2 ст.40 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі: якщо було двічі відмінено процедуру відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом), через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної цим Законом. При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника процедури закупівлі не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.

І, здавалося б, зазначена вище підстава чи не найбільш зрозуміла для замовника, проте потряпляє під «пильний погляд» аудиторів досить часто.

Закупівля https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2022-08-08-007495-a.

Порушення: Відсутні експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі

Аудитори 16.08.2022 розпочали моніторинг переговорної процедури  закупівлі ДК 021:2015:03410000-7: Деревина.

В ході проведення моніторингу Управління Західного офісу Держаудитслужби в Тернопільській області звернулось через електронну систему закупівель до замовника,  щодо надання аудиторам інформації з документальним підтвердженням (протоколи переговорів, листи, запрошення на переговори, тощо), про встановлені вимоги до учасника, зокрема, технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідна технічна специфікація, кваліфікаційні критерії, вимоги про відсутність підстав для відмови їм в участі у процедурі закупівлі відповідно до ч.1 ст.17  Закону.

Окрім цього, замовник мав надати скан-копію пропозиції (усіх сторінок) учасника, в тому числі супровідного листа з відміткою про отримання, в якому замовник повідомив про намір укласти договір за результатами застосування вищевказаної переговорної процедури закупівель.

Тобто, фактично замовник повинен був надати всі документи, які б вимагалися від учасника під час проведення переговорів.

У відповідь на такий запит замовник завантажив в електронну систему закупівель лише протокол переговорів та звіти про результати проведення процедури закупівлі щодо попередніх відкритих торгів, які не відбулися.

Як наслідок, аудитори дійшли висновку, що замовником не підтверджено наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі в частині встановлених вимог до учасника процедури закупівлі.

При цьому необхідно зазначити, що замовником у відповіді вказано, що помилково було відвантажено в систему не ті документи до закупівлі. Закупівлю на стадії подання оскарження рішення про визначення переможця не можливо відмінити.

Аудитора ж зобов’язали замовника вжити заходів щодо відміни торгів відповідно до п.2 ч.8 ст. 40 Закону – неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства щодо закупівель.

Наголошуємо, що порушення, виявлене під час вказаного, моніторингу, призводить до складання протоколу про адмінправопорушення на службових (посадових), уповноважених осіб замовника та тягне за собою накладення штрафу у розмірі від 25 500,00 грн відповідно до статті 164-14 КУпАП.

Закупівля  https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2022-07-29-001316-a

Порушення: Ненадання інформації, документів у випадках, передбачених законом

Під час перевірки цієї закупівлі, аудитори аналогічно до попереднього моніторингу звернулися до замовника із запитом щодо надання інформації (з обов’язковим долученням відповідних документів) про те, яким чином замовником виконано вимогу ч.3 ст. 40 Закону та яким чином підтверджено учасником відсутність підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі відповідно до ч.1 ст. 17  Закону.

Проте, замовник не надав жодної відповіді саме на цей запит, чим фактично  порушив вимогу ч.5 ст. 8 Закону. Вказаний факт аудитори зафіксували у своєму висновку про результати моніторингу.

            Порушення ч.5 ст. 8 Закону може бути кваліфіковано ДАСУ як ненадання інформації, документів у випадках, передбачених законом. Вказане порушення передбачає складання протоколу про адмінправопорушення на службових (посадових), уповноважених осіб замовника та тягне за собою накладення штрафу у розмірі від 1700,00 гривень.

Закупівля https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2022-08-01-006781-a

Порушення: Замовником не оприлюднено відповідні документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі

Замовник, оголошуючи переговорну процедуру закупівлі ДК 021:2015: 09130000-9 — Нафта і дистиляти, не оприлюднив жодного документа, який підтверджує наявність умов застосування такої закупівлі. Разом з тим, в обгрунтувані зробив посилання на номери оголошень про проведення відкритих торгів, які не відбулися.

Так, 08.08.22 аудитори розпочавши моніторинг вимагали «Вказати причини відсутності в повідомленні про намір укласти договір належних обґрунтувань, що відповідають умові застосування переговорної процедури, а також причини не опублікування експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.».

Своєю чергою, замовник у поясненні зазначив, що аргументована підстава вибору переговорної процедури закупівлі  міститься у повідомленні про намір укласти договір та документі «Протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою про намір укласти договір» від 01 серпня 2022 року №01-08-П.

У висновку про результати моніторингу закупівлі аудитору вказали на порушення вимог п. 8 ч. 6 ст. 40 Закону (разом з повідомленням про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури) Замовником не оприлюднено відповідні документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, визначених у п. 1 ч.2 ст.40 Закону). Разом з тим, варто зауважити, що моніторингом правомірності, обґрунтованості та наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі порушень не встановили.

Порушення щодо неоприлюднення інформації про закупівлі, виявлене під час вказаного моніторингу призводить до складання протоколу про адмінправопорушення на службових (посадових), уповноважених осіб замовника та тягне за собою накладення штрафу у розмірі від 1700,00 грн відповідно до статті 164-14 КУпАП.

Закупівля https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2022-07-22-006566-a

Під час проведення моніторингу аудитори попросили пояснити, чи установлені вимоги (перелік документів) до учасника, зокрема, технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідна технічна специфікація, кваліфікаційні критерії, вимоги про відсутність підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі відповідно до ч.1 ст. 17  Закону, тощо, а також чи вимагалось під час проведення переговорів надання вказаним учасником документально підтвердженої інформації (перелік документів), що підтверджують відповідність учасника переговорів встановленим вимогам

Замовник мав надати документи (протоколи переговорів, листи, запрошення на переговори, тощо), що підтверджують встановлення вимог до учасника переговорів та встановлення переліку документів, що підтверджують відповідність установленим вимогам, з наданням копії поданої пропозиції (усіх сторінок) учасника (в тому числі супровідного листа з відміткою замовника про отримання), якому замовник повідомив про намір укласти договір за результатами застосування вищевказаної переговорної процедури закупівель.
Також, аудитори просили надати усі протоколи засідання Уповноваженої особи щодо стосуються прийняття щодо проведення переговорної процедури закупівель, в тому числі протоколи, що стосуються затвердження додатку до річного плану, в якому міститься інформація щодо вищевказаної закупівлі.

І тут вже замовник не ігногував запит та надав всі документи, які перелічували аудитори.

Як наслідок, якісна підготовка замовника до проведення переговорної процедури закупівлі дозволила уникнути порушення в цій частині.  У висновку про результати моніторингу аудитори вказали, що порушення наявності умов для застосування переговорної процедури закупівлі не встановлено.

Висновки

Переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі.

Однією із підстав застосування переговорної процедури закупівлі є двічі відмінена процедура відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом), через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної  Законом. При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника процедури закупівлі не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.

Частиною 6 статті 40 Закону визначено, яку інформацію обов’язково має містити повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. Зокрема обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі повинно містити експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.

При цьому, Закон не визначає/не конкретизує, які ж саме документи повинен мати замовник на підтвердження наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі.

Отже, якщо ви оголошуєте переговорну процедуру закупівлі на підставі п.1 ч.2 ст.40 Закону документами, що підтверджують наявність умов її застосування можуть бути звіти про результати проведення процедури закупівлі, які фактично і підтверджують факт подання для участі у торгах менше двох тендерних пропозицій Тоді такі звіти обов’язкого оприлюднюються в повідомленні про намір укласти договір.

Разом з тим, аналізуючи висновки ДАСУ розуміємо, що аудитори в ході моніторингу хочуть бачити не лише зазначені звіти, але й всі документи, які замовник повинен складати під час застосування переговорної процедури закупівлі (починаючи від запрошення на переговори до всіх вимог до учасника, які повиннні в тому числі співпадати з вимогами тендерів, які не відбулися).